Como usar o Help Desk como ferramenta de comunicação interna na empresa? Entenda os benefícios

O diálogo dentro de uma empresa não é brincadeira, viu? Se ele não flui bem, os colaboradores ficam desmotivados, a produtividade cai e os objetivos do negócio não são alcançados. Para evitar que isso aconteça, nossa dica é que você busque por uma ferramenta de comunicação interna: o Help Desk. 

Muitos dos problemas de comunicação interna surgem pela falta de integração entre os setores da empresa. Alguns exemplos são:

• E-mails que não são respondidos porque ficaram perdidos no meio do fluxo;
• Informações desencontradas que geram retrabalho;
• Demora no atendimento dos clientes por falta de informações, entre tantos outros problemas.

Tudo isso acaba impactando na produtividade da equipe e no clima do ambiente organizacional.

Mas, se você está aqui, provavelmente já percebeu algum problema do tipo na sua empresa, né?

A boa notícia é que uma ferramenta de comunicação interna como um Help Desk pode te ajudar a reverter essas situações!

Continue lendo o nosso texto e descubra:

• O que faz uma ferramenta de comunicação interna na empresa; 
• Quais seus benefícios;
• Como melhorar a comunicação interna com a sua utilização. 

O que é um Help Desk?

O Help Desk é um sistema que centraliza todos os contatos feitos entre o cliente e o suporte de uma empresa. 

Isso porque ele integra todos os canais de comunicação da companhia, como e-mails, formulários, chats, etc. 

Assim, os agentes de atendimento podem trabalhar dentro de uma única ferramenta de comunicação interna.

Além de integrar os canais de comunicação, existem sistemas que organizam essas demandas em um quadro Kanban.

Com esse método é possível classificar todas as solicitações por ordem de prioridade e execução, de maneira que todo o time possa ver:

• O que está sendo feito; 
• O que já foi finalizado;
• O que deve ser executado em seguida.

Ok, mas o que isso tem a ver com a comunicação interna? Eu explico. 

Assim como o sistema otimiza o diálogo entre o cliente e a empresa, ele pode fazer isso entre os seus colaboradores. 

Help Desk como ferramenta de comunicação interna: benefícios

Soluções de Help Desk disponibilizam diversos recursos de uma ferramenta de comunicação interna que podem ser facilmente adaptados para promover a integração entre os diferentes setores.

Alguns dos benefícios de usar o Help Desk como ferramenta de comunicação interna na empresa são:

• Diminuição nos boatos e informações não oficiais;
• Otimização do tempo de resposta dos contatos;
• Disseminação e registro de informações;
• Criação de respostas automáticas para dúvidas frequentes;
• Documentação dos processos internos;
• Concentração das informações em uma única ferramenta.

E como a comunicação interna sempre teve um papel estratégico dentro das empresas, nada mais justo do que usufruir da tecnologia para transmitir conhecimento e informação para todos os colaboradores de forma eficaz. 

Como melhorar a comunicação interna com um Help Desk?

Como já mencionamos acima, é possível adaptar os recursos de um Help Desk para que eles atendam aos processos internos da empresa fazendo o papel de ferramentas para comunicação interna. 

Opções como uma base de conhecimento e um chat interno, por exemplo, trazem agilidade para as atividades diárias e promovem a disseminação de informações mais facilmente.

Por isso, separamos algumas funcionalidades que podem ser implantadas de maneira simples no dia a dia da empresa, entre elas:

• Base de conhecimento;
• Mural de avisos;
• Chat;
• E Tickets.

Todas vão ajudar a responder a pergunta que não quer calar: afinal, como melhorar a comunicação interna com o auxílio de um Help Desk?

Base de conhecimento

A base de conhecimento é como uma biblioteca virtual onde vários artigos ficam disponíveis. Entre os conteúdos que podem fazer parte dessa “biblioteca” estão:

• Materiais para explicar como funcionam os benefícios que a empresa oferece para o colaborador;
• Quais atualizações já foram feitas no produto; 
• Vídeos e textos com treinamentos para novos funcionários e muito mais. 

Dessa forma, sempre que um funcionário tiver alguma dúvida para executar seu trabalho, ele pode recorrer ao portal para encontrar a solução.

No vídeo abaixo, a Tamara Tribess, do time de Customer Success da Movidesk, te explica tudo sobre a base de conhecimento. Vale a pena conferir: 

É importante destacar que a base de conhecimento também auxilia no engajamento e na integração da equipe, já que colaboradores de diversas áreas podem participar da produção do conteúdo para o portal. 

No entanto, é importante lembrar que esses artigos devem ser de fácil compreensão para todos os setores, com poucos termos técnicos e parágrafos bem explicativos, para evitar ruídos na comunicação.

Mural de avisos

O mural de avisos não deve ser novidade para ninguém. Muito antes da revolução tecnológica, sua versão física já era usada pelas empresas como ferramenta de comunicação interna para repassar informações importantes.

Com uma ferramenta de Help Desk é possível criar um mural de avisos virtual, onde os avisos gerais, alterações de última hora, reuniões e treinamentos fiquem disponíveis para que qualquer colaborador possa acessá-lo.

Assim, toda a equipe fica alinhada com as novidades, evitando conflitos de agenda, desencontros e outros problemas.

Chat

Já pensou em quanto tempo dá para economizar se, ao precisar do auxílio de outra área, você puder chamar o responsável no chat, em vez de mandar um e-mail e esperar pela resposta? 

Ter um recurso de bate-papo interno vai agilizar bastante o dia a dia dos colaboradores, além de promover uma interação mais informal entre as equipes.

Fora isso, o chat também permite gerar um histórico da conversa. Dessa forma, é possível analisar as demandas mais frequentes e encontrar soluções permanentes, como a inclusão de um artigo na base de conhecimento ou a criação de respostas automáticas, que economizam tempo e oferecem autonomia no trabalho.

Tickets

Todo mundo já passou por aquele momento desesperador em que a caixa de e-mail está cheia e não sabemos nem por onde começar, né? 

E quando o nosso trabalho depende da resposta de outros setores, perder informações nesse fluxo de contatos significa retrabalho para ambas as partes, o que acaba influenciando na produtividade no trabalho.

Com uma ferramenta de comunicação interna como o Help Desk, que transforma todos os contatos – feitos por e-mail, chat ou formulário – em tickets, as informações ficam mais organizadas. 

Inclusive, com um quadro em Kanban a visualização dos contatos fica clara e a fila ordenada de acordo com a prioridade de resposta.

E aí, pronto para melhorar a comunicação interna da sua empresa?

Agora que você já sabe como usar o Help Desk como  ferramenta de comunicação interna na empresa, que tal colocar em prática todas essas dicas agora mesmo? 

Nunca é cedo – ou tarde – demais para se preocupar com a interação das equipes e a otimização de suas atividades. 

Para isso, você pode confiar no Movidesk. Nosso sistema oferece soluções de Help Desk e Service Desk para você transformar a comunicação interna da sua empresa e alcançar todos os seus objetivos. 

O Movidesk é um software que permite a organização comunicação interna na empresa, de maneira prática e intuitiva.

Estamos falando de um sistema que permite:

• Centralizar todos os canais de contato (chat, telefone, e-mail, WhatsApp e Facebook);
• Automatizar os processos de suporte e atendimento;
• Acompanhar o desempenho da equipe;
• E muito mais!

Não perca tempo! Entre em contato conosco e agende uma demonstração gratuita.