6 dicas para facilitar o atendimento aos clientes utilizando um software

Uma estratégia que pode ser determinante na hora de um cliente escolher a sua empresa é a interação. Facilitar o atendimento implica diretamente na decisão do usuário, tanto para o momento da compra quanto para a retenção. 

Porém, quando há um grande fluxo de pessoas, como agir com organização e eficiência? Facilitar o atendimento aos clientes significa permitir a eles o acesso às informações que desejam, no menor intervalo de tempo possível e com precisão.

Por isso, o uso de softwares de help desk vem sendo uma ótima opção para atender essa demanda. Funcionalidades personalizáveis e centralização de dados são alguns dos  benefícios que os sistemas oferecem e podem resultar em agentes menos sobrecarregados e clientes mais satisfeitos.

Pensando em uma cultura que coloca o cliente no centro, precisamos descomplicar o contato, de modo que ele se sinta acolhido e seguro com o produto ou serviço contratado. Vamos entender como simplificar essa relação?

Facilitar o atendimento: por onde começar?

Conta para nós: quantas vezes você buscou um atendimento por chat, e-mail ou formulário e não obteve sucesso pelos obstáculos na comunicação? Às vezes é um chatbot que não te entende, um e-mail que se perdeu ou um formulário com muitos campos a serem preenchidos. Não é uma situação legal de passar, né?

Esses cenários apresentam empecilhos que são de responsabilidade da empresa e podem ser eliminados com a utilização de um software de atendimento. E sabe quem pode te ajudar nisso? O Movidesk (Zenvia Service)! 

Ao centralizar todas as informações e os canais de contato em uma única plataforma, facilitar o atendimento é muito simples. Descomplicar o acesso dos clientes e o gerenciamento de agentes é uma alternativa que resolve vários problemas com uma solução!

Bom, mas quais são as dores que um software pode diminuir para facilitar o atendimento dos clientes? É claro que isso pode ser variável, de acordo com o contexto de cada empresa. Porém, temos aqui 6 dicas para identificar como você pode fazer isso na sua organização. Vamos lá?

Como facilitar o atendimento com um help desk?

É preciso que uma coisa fique muito clara: a aquisição de um sistema de help desk facilita o atendimento para os dois lados: empresa e clientes. A gestão de processos é muito mais eficaz e isso reflete, imediatamente, no suporte oferecido.

Pensando que você já tem ou está ansioso para adquirir um software, é preciso entender como tirar o máximo proveito dele e quais as vantagens que ele pode te oferecer para facilitar o atendimento, certo? Presta atenção nas nossas dicas!

1. Centralize o atendimento

São vários os canais de comunicação disponíveis no mercado: e-mail, chat, telefone, etc. Um software pode ajudá-lo a reunir os acionamentos desses canais em um único local, de uma maneira simples e organizada.

Assim, o cliente pode escolher por qual canal quer entrar em contato com sua empresa e o agente estará apto para atender essa demanda com eficiência, já que pode gerenciar todas as formas de comunicação de um só lugar. Essa é uma maneira de facilitar o atendimento e aumentar a satisfação de agentes e clientes.

2. Tenha um histórico do cliente

Saber com qual cliente você está falando pode até ser simples, mas ter acesso à informação rápida sobre seu histórico de compra, como gosta de ser chamado ou, talvez, quais foram seus últimos problemas com seu produto e/ou serviço, pode ser um diferencial para facilitar o atendimento e conquistá-lo!

Possibilitar a entrega de atendimento personalizado à necessidade específica do cliente é uma das vantagens que um software pode fazer por você automaticamente, sem grandes complicações.

3. Automatize processos da empresa

Com a automação possibilitada por um sistema de help desk, você pode organizar fluxos de trabalho. Isso permite direcionar para setores responsáveis ou lhes atribuir prioridades dentro de uma escala de atendimentos — o que resulta, eventualmente, em aumento da produtividade, redução de custos e diminuição do tempo de espera no suporte.

Investimento em automação e organização do workflow servem para facilitar o atendimento tanto dos clientes externos quanto dos internos — ou seja, as pessoas que trabalham em sua empresa.

4. Priorize atividades

Ao classificar os chamados que chegam ao help desk, por meio de definição de urgências e status, a priorização se torna muito mais eficiente. É claro que os critérios que determinam essa categorização devem ser bem estruturados pela equipe e gestores.

Uma vez que todos estejam na mesma página, facilitar o atendimento é consequência. Os agentes terão desenvolvido as habilidades necessárias para catalogar as solicitações adequadamente e os clientes, consequentemente, serão atendidos de maneira mais apropriada, de acordo com a natureza da demanda.

5. Analise os indicadores

A partir do momento em que todas as informações de atendimento ao cliente são registradas no sistema, é possível analisar dados importantes — como tempo médio de espera, número de chamados abertos e resolvidos, cumprimento de SLA, entre outros.

Os indicadores, quando devidamente analisados, podem apontar quais critérios precisam ser reavaliados para tornar melhor a experiência do consumidor na sua empresa, colocando em prática os princípios de uma operação de Customer Success.

6. Envie pesquisas de satisfação

Como o envio de pesquisas de satisfação vai facilitar o atendimento do seu cliente? Nós te contamos: o feedback do usuário é uma das armas mais poderosas que podemos usar a nosso favor.

Ninguém melhor que o próprio cliente para explicar a sua dor. E ninguém melhor que você, para mostrar as soluções e os meios de resolver o problema dele, não acha? Mas, é claro que só mandar a pesquisa não é suficiente, é preciso analisá-la. Portanto, comprometa-se com o processo, focando nos benefícios a médio e longo prazo.

Está pronto para facilitar o atendimento dos seus clientes utilizando um software de help desk? As ideias foram lançadas! Espera aí, você ainda está em dúvida se realmente precisa de um sistema de atendimento? Nós temos o que você precisa para te auxiliar nessa decisão: vem fazer nosso diagnóstico gratuito! Temos certeza que podemos te ajudar a oferecer um atendimento eficiente e de qualidade.