O que é workflow, como aplicar e quais ferramentas usar?

Você está com problemas para organizar as atividades do fluxo de trabalho de cada colaborador na sua empresa? Isso fica ainda mais confuso quando envolve tarefas que dependem de várias mãos (e etapas) para serem concluídas? Aplicando o conceito acerca do que é workflow, você vai colecionar soluções!

Fluxo de trabalho é a tradução que define o que é workflow. Dificilmente, em uma organização, há responsabilidades independentes. Inclusive, é por isso que se fala tanto sobre a necessidade de buscar soluções para a integração de equipe. 

Definir um sistema em que cada colaborador saiba o momento exato de agir, dá espaço para mais eficiência e produtividade.

Há muitas variáveis que precisam ser consideradas para construir um fluxo de trabalho que realmente melhore os processos internos. 

Além disso, o auxílio de ferramentas de workflow adequadas é sempre bem-vindo nessas ocasiões. 

Ficou curioso para entender como você pode definir as responsabilidades de cada membro da sua equipe? Acompanhe nosso post!

O que é workflow?

O workflow é o conjunto de etapas a serem realizadas, por um ou mais colaboradores, para que uma tarefa seja concluída. 

Um ponto fundamental dos tipos de fluxo de trabalho é que cada período possui critérios que determinam o início e a conclusão daquela atividade. Vamos entender com um exemplo?

Imagine um agente de suporte de uma empresa que desenvolve software. Ele é o primeiro contato com o cliente, seja para uma reclamação ou sugestão. Nesse caso, ele é o ponto de partida do workflow. Supondo que houve um contato com uma proposta de melhoria, não é atribuição desse colaborador definir se ela será ou não acatada.

Assim, o agente registra a solicitação e a segunda etapa a ser realizada é feita pelo Product Manager. Ele fará uma análise do valor que essa modificação agrega ao produto e definirá a sua prioridade. Feito isso, passa-se para a terceira fase da sequência.

Nessa etapa do fluxo de trabalho, os desenvolvedores realizam as alterações necessárias (dentro desse processo também poderá haver um fluxo de trabalho) e repassam para o próximo estágio: os testes. Tudo pronto, é só documentar e atualizar o sistema! Certo?

Errado! A solicitação deve voltar para o atendente de suporte, para que ele possa dar uma devolutiva ao cliente. 

Nesse exemplo clássico, podemos perceber a importância da criação de um workflow muito bem definido, para que nenhuma parte se perca no meio do processo.

Por isso, entre as vantagens do workflow estão a capacidade de otimizar a organização e garantir maior qualidade nas entregas.

Agora que já entendemos exatamente o que é workflow e como ele funciona, precisamos pensar no segundo passo: como organizar tudo isso? 

E, principalmente, qual a melhor maneira de sistematizar e manter uma visão geral para todos os envolvidos nas tarefas? 

Descubra abaixo!

Gestão dos tipos de workflow como sua empresa precisa de uma?

Eis a resposta que muita gente não gosta de ouvir: depende! 

É preciso entender o contexto da sua empresa primeiro. Alguns aspectos gerais podem te ajudar a tomar uma decisão como:

• O porte da empresa;
• O segmento;
• A forma de atendimento da empresa.

Ao examinar esses pontos, pode ser que você identifique a impossibilidade de trabalhar com a aplicação de um Kanban físico, por exemplo.

Uma vantagem do workflow por meio de uma ferramenta virtual é a possibilidade de analisar as métricas. 

Com a garantia de ter seus registros mantidos numa plataforma, é possível analisar a evolução da sua equipe na execução das tarefas. 

Outra questão importante é a oportunidade de ter uma visão geral do workflow, do início ao fim.

Uma ferramenta de workflow que pode te ajudar nesse processo é o Movidesk (Zenvia Service). O sistema possui um módulo de fluxo de trabalho, no qual é possível configurar uma ordenação de processos. 

Desse modo, ao atender o critério definido, o ticket de atendimento é passado automaticamente ao próximo agente.

Essa automação do software de atendimento mantém o fluxo em ação e otimiza a sequência.    

Vantagens do workflow nos processos internos: quais são?

Agora que já deu para entender o que é workflow, seu funcionamento e como organizar uma sequência de trabalho, é hora de entender os benefícios a partir da sua aplicação. Anota aí tudo que você vai ganhar colocando isso em prática!

Organização

Esse benefício é o mais óbvio e a gente já vem falando sobre ele desde o início do post. 

Mesmo que sua empresa tenha uma pegada mais “fora da caixa”, alguns processos precisam ser estabelecidos para garantir o desempenho e a execução das tarefas da melhor maneira possível.

Assim, os processos internos de uma empresa podem ter uma maior fluidez, o que reflete, principalmente, no atendimento aos clientes. 

Afinal, quando cada colaborador tem ciência e conhecimento acerca do funcionamento das operações, é mais fácil transparecer confiança e credibilidade.

Alinhamento

Uma reclamação recorrente, ainda mais em startups que, geralmente, crescem em um ritmo acelerado, é a falta de alinhamento entre as áreas. Muitas vezes, isso pode ocorrer até dentro de um mesmo setor. 

Nesse sentido, disponibilizar o workflow a todos, facilita o acesso e a aproximação entre os times.

É muito importante manter todos os colaboradores na mesma página. 

Isso faz com que se tenha uma percepção mais precisa do desenvolvimento da empresa como um todo e dos objetivos que estão sendo mirados e, claro, atingidos. Isso nos leva ao próximo ponto: a cooperação nos times.

Leia também: como usar o Help Desk como ferramenta de comunicação interna na empresa?

Trabalho em equipe

Considerando que o workflow é composto por etapas, comumente, mais de uma pessoa trabalhará em uma tarefa para considerá-la concluída. Por conta disso, a implementação dessa prática estimula o trabalho em equipe. Afinal, uma fase está encadeada com a anterior e com a próxima.

Nesse sentido, a comunicação entre os colaboradores, organicamente, se tornará parte do cotidiano. Esse funcionamento, com certeza, resulta em maior aproveitamento e fluidez, até porque, quanto mais pessoas trabalhando por um mesmo objetivo, melhor!

Produtividade

Outra vantagens do workflow é o acesso à visão geral do fluxo de trabalho que permite um controle das atividades que estão sendo realizadas, bem como das próximas.

Isso facilita a organização dos colaboradores, pois, é uma maneira muito simples de monitorar tudo o que precisa ser feito.

Além disso, cada participante das sequências de trabalho consegue estimar o tempo disponível para realizar as tarefas com mais segurança.

O combo domínio das tarefas do workflow e do tempo dispensado resulta, certamente, em maior produtividade no trabalho.

Como usar ferramentas de workflow?

Aprendeu o que é workflow? Está pronto para organizar um fluxo de trabalho de sucesso na sua empresa? 

Não esqueça que o Movidesk (Zenvia Service) pode te ajudar nessa de duas formas: com o uso do Kanban e com a configuração do módulo de workflow, automatizando a passagem de tarefas de um agente para o outro. 

O Movidesk (Zenvia Service) é um software de Help Desk e Service Desk que permite a organização de todas as etapas do fluxo de trabalho de uma operação de atendimento, de maneira prática e intuitiva, permitindo que você acesse mais de 75 indicadores.

Estamos falando de um sistema de atendimento ao cliente completo que permite:

• Centralizar todos os canais de contato (chat, telefone, e-mail e Facebook);
• Automatizar os processos de suporte e atendimento;
• Acompanhar o desempenho da equipe;
• Medir o nível de satisfação dos clientes.

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