Confira 4 dicas para prevenir atrasos na entrega de projetos de desenvolvimento

Um projeto de TI ou um projeto de desenvolvimento bem-sucedido, de maneira geral, atende a requisitos mínimos, como escopo, prazo de entrega e qualidade, além de agregar valor ao cliente final.

Entretanto, ao efetuar uma análise mais detalhada, é possível notar que todos estes atributos estão interligados e são, de certa forma, interdependentes.

Falando especificamente dos atrasos na entrega, por exemplo, pode haver um impacto muito grande em relação à expectativa do cliente, fazendo com que ele perca certa parte do valor potencial que poderia ser agregado (no melhor dos cenários). Por isso, veja como eliminar e como justificar o atraso na entrega de projetos e tornar a sua equipe mais eficiente.

Como os atrasos acontecem na entrega de projetos?

Um fato corriqueiro dentro de organizações é ver pessoas correndo contra o tempo, desesperadas para conseguir terminar tudo no prazo determinado. Isso acontece porque fazer uma gestão de tempo efetiva nem sempre é tão fácil quanto parece – e este é um dos pontos mais críticos para o sucesso.

Mas como justificar um atraso no projeto? Afinal de contas, esse atraso pode acontecer  por falta de planejamento, falhas de comunicação, análise deficiente dos riscos envolvidos, entre outros problemas consequentes de uma má gestão de projeto de maneira geral.

Eles também podem ser consequência de diversos erros, como a falta de visibilidade do andamento das tarefas pelo gerente do projeto ou mesmo algo muito simples, como a comunicação.

Independentemente de qual for o veneno, o antídoto consiste na rapidez de identificação da raiz do problema e na agilidade da resposta, garantindo a honra ao cumprimento dos prazos definidos.

Como prevenir os atrasos na entrega de projetos de TI ou desenvolvimento?

Como já dizia o antigo ditado, “é melhor prevenir do que remediar”. Mas, afinal, como precaver-se deste mal? A nossa resposta está nos tópicos abaixo. Confira!

1. Integração

A integração entre equipes e pessoas em um único ambiente auxilia em ganhos de produtividade e proporciona um maior nível de controle na entrega de um projeto.

Um projeto de TI só alcança suas metas quando todos os envolvidos estão focados no objetivo e integrados entre si.

Isso faz com que os colaboradores assumam suas responsabilidades e saibam que todos devem empenhar-se em suas funções com eficiência.

Na ausência de integração, foco e motivação, todos trabalham de forma desordenada e não conseguem cumprir com as suas obrigações.

Esse é um dos diferenciais do time de desenvolvimento da Movidesk (Zenvia Service). Cada um sabe exatamente o que deve ser feito, não foge da responsabilidade e ajuda o próximo sempre que necessário.

2. Planejamento colaborativo

Um bom planejamento é crucial para o sucesso de qualquer projeto de desenvolvimento. Utilizando um planejamento de maneira colaborativa, os resultados alcançados são potencializados a níveis ainda mais expressivos, pois são mais fiéis às percepções e experiências de cada membro da equipe.

Aqui no desenvolvimento da Movidesk (Zenvia Service), antes do início de um projeto, cada squad (squads são subequipes dentro do setor de desenvolvimento e cada uma é responsável por um conjunto específico de módulos do sistema) reúne seus membros para o planejamento.

Todos expõem seus pontos de vista e estimam o esforço necessário para cada tarefa a ser executada, afinal, várias cabeças pensam melhor que uma!

Resumindo, o planejamento colaborativo economiza horas de reuniões futuras, cria um entendimento comum e um senso de propriedade sobre o trabalho a ser feito para a entrega do projeto.

3. Comunicação

O diálogo é uma das mais importantes ferramentas em qualquer tipo de empreendimento – e no universo da gestão de projetos de TI não poderia ser diferente.

Conhecemos a importância deste recurso e não abrimos mão de usá-lo sempre que necessário.

Com ele, toda a equipe troca informações e feedbacks positivos sobre as atividades realizadas, de modo que todos possuam uma visão amplificada do projeto.

Aqui no desenvolvimento da Movidesk (Zenvia Service), nós aderimos às reuniões diárias para alinhar o andamento e a entrega do projeto, expôr os possíveis impedimentos e esclarecer o que será feito em seguida, tudo isso de uma forma rápida, simples e objetiva.

A comunicação é importante, mas deve ser usada pontualmente. Caso necessário, marcamos horários à parte para debater assuntos mais delicados, porém sempre com um objetivo bem definido.

Nosso lema é: “menos conversinha e mais conversão”, sempre com muita transparência.

4. Metodologia

Diferentes projetos de desenvolvimento e de TI utilizam diferentes metodologias, muitas vezes baseadas em recomendações ou conjuntos de boas práticas distintas.

Nós já utilizamos o Scrum, uma metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de software, e hoje vemos que o que melhor nos atende é a metodologia Lean.

A metodologia Lean é uma filosofia de gestão inspirada em práticas e resultados do sistema Toyota, que preza por uma melhoria contínua nos processos da empresa de maneira mais enxuta, evitando desperdícios como tempo, mão de obra e/ou insumos, por exemplo.

Utilizar a metodologia adequada ao tipo da equipe e do escopo é um elemento determinante na boa visão do andamento do projeto e na entrega dentro do prazo estipulado.

Ter a ferramenta correta para se comunicar com a equipe

Com a tecnologia cada vez mais adaptada para atender diferentes públicos, é claro que a comunicação interna já possui suas próprias ferramentas. Um sistema de Help Desk de alta performance, por exemplo, pode ajudar no armazenamento de dados, compartilhamento de informações e, claro, na produtividade da sua equipe! 

Ficou curioso? Então, descubra agora mesmo como o Movidesk (Zenvia Service) pode te ajudar no processo de como melhorar a comunicação interna na sua empresa.

Como o sistema Movidesk (Zenvia Service) lhe ajuda nas entregas de projetos

Com o sistema Movidesk (Zenvia Service) você vai conseguir desenvolver uma melhor comunicação interna e externa, otimizando o gerenciamento de projetos. Veja algumas de nossas funcionalidades:

• Dashboard e relatórios: acompanhe as informações da sua equipe de atendimento em tempo real e tenha à sua disposição mais de 75 tipos de indicadores de desempenho. Disponibilize painéis com atualizações automáticas e visualize todas as informações em qualquer dispositivo;
• Pesquisa de satisfação: descubra se os seus clientes estão satisfeitos com o seu atendimento e utilize várias metodologias para isso, como o Net Promoter Score (NPS). Saiba qual é o agente com o melhor desempenho, receba avisos sempre que houver uma avaliação negativa e aja rapidamente em casos críticos;
• SLA: faça com que os acordos estabelecidos entre a empresa e seus clientes sejam cumpridos dentro do prazo. Estabeleça e gerencie múltiplos contratos e permita que cada cliente tenha um tempo de atendimento diferente para a mesma situação;
• Catálogo de serviços: crie um catálogo de serviços alinhado às melhores práticas e benefícios do ITIL. Tenha tickets classificados segundo a metodologia e obtenha métricas muito mais claras.

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