6 dicas para facilitar o atendimento aos clientes utilizando um software

Para facilitar o atendimento ao cliente, é preciso focar em algumas ações: centralize, automatize, analise e priorize! Com nossas dicas, o acesso do usuário ao seu suporte ficará muito mais simples e objetivo.

dicas para facilitar o atendimento

Uma estratégia que pode ser determinante na hora de um cliente escolher a sua empresa é a interação. Facilitar o atendimento implica diretamente na decisão do usuário, tanto para o momento da compra quanto para a retenção. 

Porém, quando há um grande fluxo de pessoas, como agir com organização e eficiência? Facilitar o atendimento aos clientes significa permitir a eles o acesso às informações que desejam, no menor intervalo de tempo possível e com precisão.

Por isso, o uso de softwares de help desk vem sendo uma ótima opção para atender essa demanda. Funcionalidades personalizáveis e centralização de dados são alguns dos  benefícios que os sistemas oferecem e podem resultar em agentes menos sobrecarregados e clientes mais satisfeitos.

Pensando em uma cultura que coloca o cliente no centro, precisamos descomplicar o contato, de modo que ele se sinta acolhido e seguro com o produto ou serviço contratado. Vamos entender como simplificar essa relação?

Facilitar o atendimento: por onde começar?

Conta para nós: quantas vezes você buscou um atendimento por chat, e-mail ou formulário e não obteve sucesso pelos obstáculos na comunicação? Às vezes é um chatbot que não te entende, um e-mail que se perdeu ou um formulário com muitos campos a serem preenchidos. Não é uma situação legal de passar, né?

Esses cenários apresentam empecilhos que são de responsabilidade da empresa e podem ser eliminados com a utilização de um software de atendimento. E sabe quem pode te ajudar nisso? O Movidesk! 

Ao centralizar todas as informações e os canais de contato em uma única plataforma, facilitar o atendimento é muito simples. Descomplicar o acesso dos clientes e o gerenciamento de agentes é uma alternativa que resolve vários problemas com uma solução!

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Bom, mas quais são as dores que um software pode diminuir para facilitar o atendimento dos clientes? É claro que isso pode ser variável, de acordo com o contexto de cada empresa. Porém, temos aqui 6 dicas para identificar como você pode fazer isso na sua organização. Vamos lá?

Como facilitar o atendimento com um help desk?

É preciso que uma coisa fique muito clara: a aquisição de um sistema de help desk facilita o atendimento para os dois lados: empresa e clientes. A gestão de processos é muito mais eficaz e isso reflete, imediatamente, no suporte oferecido.

Pensando que você já tem ou está ansioso para adquirir um software, é preciso entender como tirar o máximo proveito dele e quais as vantagens que ele pode te oferecer para facilitar o atendimento, certo? Presta atenção nas nossas dicas!

1. Centralize o atendimento

São vários os canais de comunicação disponíveis no mercado: e-mail, chat, telefone, etc. Um software pode ajudá-lo a reunir os acionamentos desses canais em um único local, de uma maneira simples e organizada.

Assim, o cliente pode escolher por qual canal quer entrar em contato com sua empresa e o agente estará apto para atender essa demanda com eficiência, já que pode gerenciar todas as formas de comunicação de um só lugar. Essa é uma maneira de facilitar o atendimento e aumentar a satisfação de agentes e clientes.

2. Tenha um histórico do cliente

Saber com qual cliente você está falando pode até ser simples, mas ter acesso à informação rápida sobre seu histórico de compra, como gosta de ser chamado ou, talvez, quais foram seus últimos problemas com seu produto e/ou serviço, pode ser um diferencial para facilitar o atendimento e conquistá-lo!

Possibilitar a entrega de atendimento personalizado à necessidade específica do cliente é uma das vantagens que um software pode fazer por você automaticamente, sem grandes complicações.

3. Automatize processos da empresa

Com a automação possibilitada por um sistema de help desk, você pode organizar fluxos de trabalho. Isso permite direcionar para setores responsáveis ou lhes atribuir prioridades dentro de uma escala de atendimentos — o que resulta, eventualmente, em aumento da produtividade, redução de custos e diminuição do tempo de espera no suporte.

Investimento em automação e organização do workflow servem para facilitar o atendimento tanto dos clientes externos quanto dos internos — ou seja, as pessoas que trabalham em sua empresa.

4. Priorize atividades

Ao classificar os chamados que chegam ao help desk, por meio de definição de urgências e status, a priorização se torna muito mais eficiente. É claro que os critérios que determinam essa categorização devem ser bem estruturados pela equipe e gestores.

Uma vez que todos estejam na mesma página, facilitar o atendimento é consequência. Os agentes terão desenvolvido as habilidades necessárias para catalogar as solicitações adequadamente e os clientes, consequentemente, serão atendidos de maneira mais apropriada, de acordo com a natureza da demanda.

5. Analise os indicadores

A partir do momento em que todas as informações de atendimento ao cliente são registradas no sistema, é possível analisar dados importantes — como tempo médio de espera, número de chamados abertos e resolvidos, cumprimento de SLA, entre outros.

Os indicadores, quando devidamente analisados, podem apontar quais critérios precisam ser reavaliados para tornar melhor a experiência do consumidor na sua empresa, colocando em prática os princípios de uma operação de Customer Success.

6. Envie pesquisas de satisfação

Como o envio de pesquisas de satisfação vai facilitar o atendimento do seu cliente? Nós te contamos: o feedback do usuário é uma das armas mais poderosas que podemos usar a nosso favor.

Ninguém melhor que o próprio cliente para explicar a sua dor. E ninguém melhor que você, para mostrar as soluções e os meios de resolver o problema dele, não acha? Mas, é claro que só mandar a pesquisa não é suficiente, é preciso analisá-la. Portanto, comprometa-se com o processo, focando nos benefícios a médio e longo prazo.

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