Tudo o que você precisa saber para ter mobilidade corporativa

O escritório no bolso do seu funcionário. É assim que podemos, resumidamente, dar significado à mobilidade corporativa. Trata-se da possibilidade de atuar nos processos do negócio de qualquer lugar, inclusive, fora de suas estruturas físicas.

Ela não é um conceito novo, é verdade, porém, está em constante modernização, principalmente porque a sociedade, seja no mundo corporativo, seja nas relações pessoais, está cada vez mais dependente do uso de dispositivos móveis, como os smartphones e tablets.

Essa dependência, aliás, não deve ser encarada como um fator negativo. Muito pelo contrário. A partir do momento em que a empresa adota soluções que dão mobilidade aos seus representantes, garante que eles possam estar no lugar certo, na hora crítica, e ter os recursos necessários para fazer um atendimento ao cliente emergencial ou uma negociação importante, por exemplo.

É claro que isso envolve custos, análises sobre a necessidade de integrações de sistemas, treinamento para o uso adequado das soluções e investigação de quais delas são determinantes para os propósitos e planos da empresa.

Então, quer saber como investir na mobilidade corporativa do seu negócio fazendo com que ela se torne um diferencial competitivo? Montamos um material completo que vai tirar todas as suas dúvidas. Confira!

O que é mobilidade corporativa?

Trazer o conceito dessa estratégia é importante para delimitar onde os investimentos de uma empresa devem ser feitos para potencializar sua mobilidade e quais devem ser as medidas de gestão para manter seus dispositivos e dados seguros, não é mesmo?

Mobilidade corporativa é, portanto, uma estratégia que desenvolve, implementa, gerencia e moderniza soluções tecnológicas, dispositivos móveis e suas conexões com os sistemas e os dados de um negócio, como um ERP ou um sistema de atendimento.

Seus efeitos são percebidos em todas as esferas e setores do negócio. Na área comercial, por exemplo, a equipe de vendas pode agilizar suas negociações e pedidos. Quanto à TI, passa a contar com uma solução rápida para os problemas que afetam o andamento do negócio, além de uma maneira mais fidedigna de acompanhar sua performance.

Também podemos citar a área de desenvolvimento e implantação de projetos, que precisa fazer updatings regulares em seus planos de ações, trocar informações entre áreas envolvidas e assim por diante.

Além disso, vale a menção de estratégias de mobilização propriamente ditas, como a possibilidade de contratação de profissionais para atuarem remotamente, em home offices ou coworkings. Algumas empresas adotam esse modelo para a gestão de alguns de seus canais de atendimento, como posições avançadas de seu call center ou profissionais que farão a gestão de suas redes sociais.

Como funciona a mobilidade corporativa?

O funcionamento da mobilidade corporativa se baseia em três pilares fundamentais: cloud computing, comunicação integrada e os dispositivos móveis utilizados. Na atualidade, além da voz, a transmissão de vídeos e dados é determinante para os processos de um negócio, especialmente se administrados remotamente.

Dessa maneira, ferramentas de atendimento, sistemas de abertura de tickets e chamados, ERP, CRM e qualquer outro software utilizado pela empresa precisam ser disponibilizados nos dispositivos móveis utilizados pelos funcionários. Eles, por sua vez, devem ter sua comunicação integrada para que possam transmitir dados e informações de forma segura.

Quais as estatísticas sobre mobilidade corporativa?

Alguns números e estatísticas chamam atenção e reforçam como a mobilidade corporativa é um fator estratégico para o negócio. Elas ajudam a entender que não se trata de uma tendência, mas uma demanda real da empresa que precisa ser recorrentemente modernizada.

Uma pesquisa da IBOPE Conecta, encomendada pela Dell, indica que 54% das empresas nacionais já usam algum tipo de Bring Your Own Devide (BYOD), que é uma modalidade bastante comum na mobilidade corporativa.

Nela, uma parte considerável dos gestores, 44%, afirmam entender que tal benefício aumenta a produtividade dos funcionários. Além disso, 59% deles dizem ouvir seus colaboradores para a escolha das tecnologias de comunicação e mobilidade.

A pesquisa da Mindminers encomendada pelo Instituto Parar, por outro lado, indica que 60% das empresas não se preocupam com o tempo de deslocamento de seus funcionários. Apenas 3% oferecem a opção de trabalho remoto em coworkings e só 23% delas permitem que seu time atue em home office.

Sabe o que isso significa? Que investir em soluções de mobilidade corporativa ainda é considerado uma estratégia de diferenciação, e, claro, de promoção do bem-estar dos colaboradores.

Por fim, de acordo com a pesquisa da U.mov.me, 81% dos CIO entrevistados afirmaram que a mobilidade corporativa transformou profundamente seus processos e operações e 75% deles oferecem dispositivos móveis para sua equipe comercial externa.

Quais são os desafios da estratégia?

Para uma mobilidade corporativa efetiva, é preciso focar em alguns pontos básicos em sua gestão, considerando, inclusive, as necessidades dos colaboradores e dos usuários que efetivamente usam de seus recursos.

Dispositivos compatíveis com a demanda de uso

O desafio da gestão desse tipo de inventário tem alguns pontos a serem considerados. O primeiro é que os aparelhos devem conseguir acessar e processar os programas, aplicativos, banco de dados, softwares ou até mesmo usar a internet com facilidade.

Afinal, se a ideia é permitir que os profissionais possam acessar a base de informações de qualquer lugar, é preciso ter um equipamento e plano de dados compatíveis com a necessidade.

O outro ponto a se considerar é que os dispositivos ficam rapidamente obsoletos e precisam ser trocados regularmente, alguns colaboradores precisam de aparelhos mais sofisticados que outros e assim por diante.

A gestão desse inventário, em si, é um ponto de atenção para a empresa, que pode considerar, por exemplo, a terceirização desse processo.

Automação de processos no mobile

À medida que os sistemas são atualizados, a memória dos equipamentos é tomada pelo armazenamento de informações, o passar do tempo e o desgaste do aparelho trazem a necessidade de trocá-lo e a empresa precisa lidar com a transferência e a configuração de um novo dispositivo para cada colaborador que faz seu uso.

Automatizar esse processo, fazendo a transferência de dados e informações mais relevantes de um dispositivo para outro pode agilizar a liberação para que o profissional volte à sua rotina de trabalho plenamente funcional.

Outros processos da gestão e uso dos dispositivos móveis também podem ser automatizados para trazer eficiência na transferência de dados, e, por isso, esse deve ser um ponto de atenção das organizações.

Conscientização sobre o uso separado de dispositivos pessoais e profissionais

A política de uso dos dispositivos corporativos é outro ponto que merece atenção das empresas. Mesmo que os funcionários saibam que o uso de seus smartphones deve ser restrito às demandas do negócio, recorrentemente tal atitude coloca em risco a segurança dos dados da organização.

Assim, fazer a conscientização dos funcionários, mostrar as consequências do mau uso e fortalecer uma política de utilização é essencial, e isso também vale para a situação inversa, quando o usuário tenta acessar a rede corporativa com seu smartphone pessoal, por exemplo.

Melhoria da experiência do usuário

Além da compatibilidade para o processamento, para que a estratégia de mobilidade corporativa seja eficiente, é preciso considerar a experiência do usuário para acessar sistemas e ferramentas remotamente.

Sites e aplicativos devem ser responsivos, se adaptar a diferentes tipos de tela sem a perda de suas funcionalidades e oferecer boa navegação por touch screen, por exemplo.

Proteção dos dados

De modo geral, a proteção dos dados de um negócio já é um desafio para a gestão da informação. Mas, considerando a tecnologia dos dispositivos móveis, e que eles são administrados remotamente por funcionários não necessariamente especialistas na área de TI, é possível dizer que eles representam uma fragilidade na segurança dos dados.

Assim, embora seja preciso conceder acesso remoto e permitir que os colaboradores façam pedidos e interajam com os sistemas da empresa, essa mobilidade não pode comprometer os dados e as informações do negócio.

Adequação à Internet of Things (IoT)

A Internet of Things não é mais apenas uma tendência, mas sua inserção no mercado, especialmente no corporativo, ainda não é tão expressiva. Porém, pelas contribuições que sua conectividade pode dar ao negócio, inclusive a sua mobilidade, ela precisa ser regularmente discutida e avaliada.

É um desafio, porém, identificar entre suas soluções, quais são aquelas que valem o investimento e trarão benefícios práticos para o negócio.

Quais benefícios a mobilidade corporativa traz para o negócio?

Ela traz benefícios reais e imediatos. A IoT pode trazer alguns deles para a empresa, mas a mobilidade corporativa, com as ferramentas atuais, já proporciona alguns deles. Conheça-os a seguir.

Redução de custos

A mobilidade corporativa permite que a empresa molde seus processos e sua infraestrutura mais eficientemente. É possível aderir a modelos de trabalho em home office, por exemplo.

Também é possível promover economias com a terceirização do inventário, inclusive dos smartphones e demais dispositivos móveis utilizados para a gestão do negócio.

A agilidade nos processos, promovida pela acessibilidade aos sistemas e recursos remotamente, também merece destaque por sua contribuição na redução dos custos do processo. Ou seja, pode-se fazer mais, com os mesmos recursos.

Melhoria na comunicação

A mobilidade corporativa tem na tecnologia de comunicação um de seus componentes essenciais, não é mesmo? Com sua modernização para garantir a usabilidade das ferramentas, suas soluções auxiliares também são consideravelmente melhoradas, como a qualidade das ligações de vídeo e tecnologia VoIP.

Com o investimento na mobilidade corporativa, aumenta a necessidade de criar uma política de uso de seus recursos, o que resulta em regras para sua utilização.

A consequência disso tudo são dispositivos com mais recursos e corretamente utilizados, garantindo que os profissionais possam se comunicar com mais qualidade e eficiência.

Aumento da produtividade

A produtividade dos colaboradores pode aumentar consideravelmente, tanto pela melhoria do processo, como por sua atuação mais expressiva no problema.

Representantes comerciais, por exemplo, que antigamente precisavam ir até seus escritórios para registrar um pedido de compra do cliente, agora podem fazer isso de qualquer lugar.

Especialistas em TI que atendem chamados físicos do help desk podem, do local em que estão prestando auxílio, abrir ou encerrar tickets, permitindo que o controle de seus Services Level Agreement (SLA) seja muito mais fiel à realidade.

Além disso, no aspecto da comodidade e valorização do funcionário, é comum que eles se sintam mais engajados e beneficiados com essa mobilidade, podendo, por exemplo, trabalhar em um home office ou coworkings em diferentes localidades.

Otimização do tempo

O trabalho remoto permite que os colaboradores trabalhem a qualquer momento, claro, respeitando os limites de escala e carga horária. Mas, nesse sentido, a mobilidade corporativa permite que a empresa otimize sua escala, que pode ser mais flexibilizada de acordo com as necessidades do negócio.

Ela traz soluções importantes, por exemplo, para empresas que trabalham em fusos horários diferentes e atendem clientes de outros países, por exemplo.

Em casos em que colaboradores trabalham com plantões e sobreavisos, eles podem atuar nas resoluções de demanda remotamente, sem a necessidade de deslocamento até o local de trabalho. Para situações emergenciais, essa agilidade é crucial.

É claro que também é importante citar o fato de que, com a mobilidade, os processos podem transcorrer naturalmente, mesmo fora da empresa. Isso pode incluir um pedido de compra, um suporte ao cliente, o envio de email marketing, configuração de redes e assim por diante.

Quais são as melhores práticas para o sucesso da estratégia?

As melhores práticas para a mobilidade corporativa devem fortalecer seus pilares, a saber, cloud computing, dispositivos móveis e comunicação. Assim, muitas possibilidades surgem no horizonte. Veja algumas a seguir.

Conscientização dos funcionários

A Política de Segurança e o uso dos dispositivos móveis é uma das melhores práticas para a mobilidade corporativa das empresas. Com ela, os funcionários podem usar seus recursos com tranquilidade.

Ou seja, agindo dentro das regras de segurança, os funcionários podem concentrar suas ações nos processos, sem se preocuparem se existem riscos para os dados e para as atividades que estão executando, como o caso de usar a rede da internet da empresa para fins pessoais.

Ao conscientizar os colaboradores sobre os efeitos do uso indevido da rede e seus dispositivos, a empresa consegue o engajamento de cada um deles com a segurança dos dados.

Uso dos dispositivos dos próprios colaboradores

Essa prática é chamada de Bring Your Own Device (BYOD), em que o funcionário tem a permissão de usar seu próprio dispositivo móvel. Nesse caso, porém, o equipamento é preparado para garantir a segurança dos dados.

É uma forma de reduzir os custos com inventário e oferecer um benefício ao colaborador. Mas é claro que isso também exige uma gestão especial para tal uso, não é mesmo?

Criação de equipe multisetorial para o acompanhamento da mobilidade corporativa

Não só a área de TI tem os conhecimentos necessários para a gestão da mobilidade corporativa do negócio. As demais áreas, principalmente aquelas que mais usam da estratégia, têm uma visão diferenciada que pode ajudar em sua otimização.

Assim, ter uma equipe interna que, além de acompanhar a performance, atue em sua melhoria, é fundamental e traz eficiência para as modernizações e investimentos.

Entendimento de que as tecnologias evoluem

Os usuários que estão na ponta utilizando tais recursos conseguem rapidamente perceber melhorias para a mobilidade corporativa. Mas os gestores e diretores do negócio nem sempre estão dispostos a fazer novos investimentos.

É preciso entender que a tecnologia está sempre em evolução, e que, para que a mobilidade corporativa contribua estrategicamente para o negócio, ela deve acompanhar tal movimento. Se existe uma demora, as conexões e os recursos podem ficar obsoletos, e, em vez de trazer benefícios, podem comprometer a agilidade dos processos e a qualidade dos serviços.

Acompanhamento regular do desempenho e uso

Automatizar os processos de segurança, atualização de dados e acompanhamento da performance de uso dos dispositivos móveis também são boas práticas para o negócio.

É importante lembrar que a mobilidade corporativa elimina a necessidade de que os colaboradores estejam presentes nas instalações da empresa, e, ainda que a confiança seja um elemento essencial para a manutenção do funcionário no quadro, fiscalizar seus acessos remotos é imprescindível.

É claro que isso não precisa ser feito manualmente, tendo em vista a possibilidade de automatizar tal processo, o que colabora para sua agilidade e a identificação de pontos de melhorias.

Como adotar a mobilidade corporativa na sua empresa?

Assim como outras estratégias de negócio, a primeira e fundamental etapa para sua adoção está no mapeamento das necessidades. Um estudo das demandas, das dinâmicas dos processos, dos recursos disponíveis e das fraquezas e forças da empresa darão um norte para sua implementação. Note o que você pode fazer.

Faça um plano de ação para implementar a mobilidade corporativa

Depois de fazer um levantamento do escopo da estratégia, é preciso definir quem serão os responsáveis em cada atividade da implementação. Criar um time multidisciplinar para a gestão do projeto, por exemplo, pode ajudar a identificar diferentes necessidades e soluções para as demandas.

O setor financeiro, o de compras, os principais usuários e, claro, a área de TI, precisam agir em sintonia e com foco para implementar a mobilidade corporativa.

Considere soluções alternativas para a gestão do inventário

A empresa deve estudar alternativas como a terceirização do inventário dos dispositivos móveis, por exemplo. Isso poderá reduzir os custos e também permitir que as equipes internas foquem apenas no core business da empresa.

Avalie a compatibilidade dos sistemas com a versão mobile e possíveis integrações

Sistemas de abertura de tickets, Service Desk, atendimento ou qualquer outro que for acessado remotamente precisa ser compatível com as telas reduzidas dos dispositivos móveis, ou, ao menos, ter versões especiais com as principais funcionalidades.

As integrações também precisam ser estudadas, avaliando-se se elas manterão suas funcionalidades na versão remota, ou se precisarão do desenvolvimento de novas soluções.

Defina as políticas de uso

Uma vez que toda a estrutura e a rede estiverem preparadas, é preciso criar uma política de uso que oriente os colaboradores sobre a forma correta de acessar os dados e as ferramentas da empresa remotamente. Isso garantirá a organização e também a segurança dos dados.

Crie processos para acompanhar o desempenho

Ter metas de performance para a mobilidade corporativa também é fundamental, visto que isso garantirá o acompanhamento de seus efeitos nos resultados da empresa. Além disso, também trará uma visão da forma como os dispositivos estão sendo utilizados pelos colaboradores, ou seja, se eles estão fazendo bom uso dos recursos.

É uma forma também de acompanhar se as tecnologias estão suportando o uso, se a segurança dos dados está mantida, se os recursos estão aptos para planejamentos futuros do negócio e se existem outras melhorias que podem ser agregadas.

Quais ferramentas são úteis para implantar a mobilidade corporativa?

Para a escolha correta das ferramentas da mobilidade corporativa, é fundamental fazer uso do mapeamento das necessidades verificadas na etapa inicial da implantação. Algumas delas, porém, são comuns para a maioria das organizações. Apresentaremos algumas a seguir.

Soluções de videoconferências

As relações corporativas ainda dependem, e muito, das conexões e dos relacionamentos, seja com os clientes, seja com fornecedores ou até mesmo entre membros de um mesmo time.

Assim, soluções que permitam fazer reuniões e discutir assuntos visuais com a mesma qualidade que presencialmente é essencial, como é o caso de soluções de videoconferências.

Assinatura eletrônica

Também é importante assegurar soluções que permitam validar comandos e aceites de negociação. É o caso das assinaturas eletrônicas que trazem mais segurança para autorizações, compras e comandos da gestão.

Plataformas e aplicativos dos sistemas

Os sistemas utilizados pela empresa também precisam ser adequados para as versões remotas. Assim, é possível desenvolver plataformas e aplicativos e armazená-los na nuvem para dinamizar o acesso.

Correio eletrônico eficiente

Seja o serviço de email ou outro mecanismo de comunicação entre funcionários e clientes, eles também devem ser repensados e otimizados para a mobilidade corporativa.

A mobilidade corporativa está em completa sintonia com a Transformação Digital, um movimento de modernização das empresas, indústrias e relações comerciais que tem sido chamada de Quarta Revolução Industrial.

Ela muda a forma como as empresas se relacionam com seus clientes, fornecedores e funcionários. Isso resulta em mais eficiência nos processos e maior qualidade nos produtos e serviços com o uso da Inteligência Artificial e de automações.

Assim, a presença dos colaboradores nas infraestruturas das empresas se torna cada vez menos essencial, garantindo que eles possam atuar nas decisões e configurações de seus processos remotamente.

É claro que tal transformação não exclui relações fundamentais, como os canais de atendimento ao cliente, mas também permite que eles sejam modernizados com o uso de chatbots, URA inteligente, entre outras tecnologias.

Novas ferramentas como essas e estratégias como a mobilidade corporativa entram no mercado com grande velocidade, não é mesmo? Acompanhar as tendências e soluções de sucesso do seu setor, portanto, é determinante para a competitividade da sua empresa.

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