Guia de como melhorar processos internos: 4 passos

Gestão empresarial não é brincadeira. Por isso, saber como melhorar processos internos é uma necessidade constante para qualquer gestor que tenha como objetivo o sucesso de seu negócio. Sem regras bem definidas, o caos se instaura e o empresário se vê em um redemoinho de retrabalho, gastos desnecessários, e barreiras de comunicação. 

A falta de organização interna pode causar muitas dores de cabeça para empresários e colaboradores. Por isso, neste post vamos te apresentar métodos infalíveis para melhoria de processos internos, de forma a otimizar fluxos de trabalho e ainda diminuir custos! 

O que entendemos por processos internos?

Os processos internos são todas as atividades operacionais que fazem parte do dia a dia da empresa e garantem que os objetivos sejam cumpridos. 

Pense num comércio, por exemplo. Entre o cliente entrar na loja e sair com um produto, existe um processo que precisa ser colocado em prática. Essa regra é aplicada em qualquer segmento. Desde o cafezinho, até uma linha de montagem, tudo segue uma ordem preestabelecida. Já parou para pensar nisso?

Por que devemos saber como melhorar processos internos?

Imagine que você precisa buscar algo específico, como a chave de uma porta, em uma gaveta bagunçada, por exemplo. Depois de ficar horas revirando moedas, papéis e pilhas que já deviam ter sido descartadas, você ainda não encontrou o que precisava. É de deixar qualquer um estressado, concorda?

Agora imagine uma empresa que não sabe como melhorar processos internos e muito menos defini-los. O resultado é o mesmo. 

Para conseguir realizar uma tarefa, por exemplo, mesmo que seja algo simples, não existe uma padronização. Desta forma, cada colaborador realiza seus deveres de uma forma diferente, guarda os documentos em um local diferente e preenche as informações necessárias de uma forma diferente. 

Isso normalmente significa muito retrabalho, falhas de comunicação, desgaste da equipe e demora na solução dos problemas. Já com processos bem definidos e organizados, todos esses problemas desaparecem. 

Para o colaborador isso significa praticidade, agilidade e produtividade. Por outro lado, o gestor economiza recursos, ganha uma equipe mais entrosada e ainda garante que o trabalho está sendo bem feito.

Mas como melhorar processos internos?

Agora você já sabe a importância de ter processos internos bem definidos. Está na hora de colocar a mão na massa!

O primeiro passo é saber no que você vai mexer. Liste, portanto, todos os processos internos atuais, de forma bem completa. Indique os responsáveis por cada etapa, ferramentas, aprovações necessárias, objetivos de cada tarefa, entre outras coisas relevantes.

Se algum processo parece confuso e não tem todas estas informações, liste tudo o que conseguir e destaque o que está faltando. Isso vai facilitar na sua substituição e na hora de realizar as correções.

Depois de organizar de forma clara tudo que é feito até agora, é só seguir esses quatro passos infalíveis de como melhorar processos internos!

Melhore a comunicação interna

Muitos processos envolvem mais de uma pessoa. Desta forma, com uma comunicação que não traz resultados, é praticamente impossível manter tudo funcionando perfeitamente.

Para a melhoria dos processos internos, todos os colaboradores precisam:

• Falar a mesma língua;
• Estar informados sobre os processos e 
• Ter facilidade em se comunicar com membros de qualquer equipe. 

Dessa forma, identificar falhas torna-se muito mais fácil. 

Uma das melhores maneiras de melhorar a comunicação interna é realizar reuniões e distribuir informações. Para isso, diversas ferramentas podem ser utilizadas: desde os murais de recados mais simples, até sistemas avançados, como um software de atendimento ao cliente, por exemplo, que evitam falhas e simplificam a rotina dos setores.

Saiba mais: Como melhorar a comunicação interna com a ajuda de um help desk.

Capacite o seu time

Para que você possa dar mais autonomia para o seu time, é preciso capacitá-lo primeiro. Sua equipe precisa ser capaz não apenas de realizar suas funções, mas também de entender as motivações por trás de cada tarefa. Desta forma, é possível que cada colaborador, ao compreender o todo, aponte melhorias nos processos internos. 

Sabendo o que precisa ser feito e a forma como isso deve ser feito, o colaborador fica mais livre para desenvolver seu trabalho, enquanto os gestores podem investir seu tempo em outras melhorias. 

A realocação de talentos, inclusive, é muito útil. Quando capacitados e compreendendo o processo completo, os membros da equipe podem ser melhor utilizados em uma função diferente da original.

Estas estratégias podem, inclusive, melhorar a produtividade da sua equipe. Já que tocamos neste assunto, este é um problema que você anda tendo na área de atendimento?

Infelizmente é uma dificuldade que muitas empresas possuem. Pensando nisso desenvolvemos um e-book para ajudar a melhorar a produtividade da sua equipe. Neste material você vai encontrar:

• Práticas modernas para avaliar os atendimentos prestados ao cliente;
• Diferentes meios de atendimento para melhorar a experiência do cliente;
• Métodos produtivos para melhorar os resultados da sua equipe técnica;

E, a partir do momento em que a sua empresa estabelece as melhores práticas é preciso gerenciar esses processos. Nós te ajudamos com isso também!   

Como andam os indicadores da sua equipe de atendimento

Integre todos os setores

A sua empresa é um organismo vivo, onde todas as áreas pulsam e necessitam umas das outras. Tratar a organização como um aglomerado de setores é um erro enorme. Saber como melhorar processos internos depende da identificação da empresa como algo único, cada setor sendo uma peça da grande engrenagem que faz tudo funcionar. 

Isso quer dizer que os setores precisam manter uma boa comunicação entre si. Para isso, é preciso que um setor entenda como o outro funciona, e que tipo de objetivo ele está buscando. Todas as áreas devem estar integradas, com bom cruzamento de dados e comunicação facilitada.

Saiba mais: Confira 5 dicas para melhorar a integração de equipe do seu negócio.

Use a tecnologia a seu favor

Manter o controle físico dos processos através de papéis empilhados em gavetas poeirentas e cartazes amarelados nas paredes pode ser difícil em um mundo tão conectado quanto o nosso. Principalmente para as novas gerações. 

Por isso, a tecnologia é uma gigantesca aliada no nosso manual de como melhorar processos internos. Centralizar todas as informações em um só lugar, realizar pesquisas visando melhorias e automatizar ações para otimizar as tarefas são alguns dos benefícios que você deve perceber ao abandonar métodos antigos.

Se você quer melhorar processos internos de atendimento, por exemplo, um sistema como o Movidesk (Zenvia Service) pode te ajudar. Com ele, diversas tarefas rotineiras podem ser automatizadas e todas as demandas ainda são centralizadas. Ele ainda possui a ferramenta de Base de Conhecimento, que ajuda a organizar os procedimentos para demandas conhecidas, tudo num só lugar.

Afinal, construir uma base de conhecimento eficiente pode facilitar e agilizar muitos processos internos. Veja o nosso vídeo curtinho e didático para compreender melhor este assunto:

Como explica o Head of Sales da Movidesk (Zenvia Service), João Paulo Conceição:

“Em processos complexos, o Movidesk (Zenvia Service) ajuda a formalizar um fluxo de trabalho pré-definido, evitando enganos e erros humanos”.

João Paulo Conceição

Que tal aplicar esses passos para melhoria de processos internos agora mesmo?

Se você quer aplicar estes passos em sua empresa e solucionar de vez todos os seus problemas de processos internos, nós vamos te ajudar. Afinal, como mencionamos, o sistema Movidesk (Zenvia Service) pode ser um ótimo aliado para aplicar nossas dicas de como melhorar processos internos.

Quer conhecer um pouco mais de nossas funcionalidades? Então, vamos lá!

Movidesk (Zenvia Service)

• Central de integração – Integre o Movidesk (Zenvia Service) de forma nativa com os melhores softwares do mercado, como Pipedrive, Redmine, Jira e Nectar CRM. E ainda disponibilizamos uma central de integrações de fácil configuração com conexões via API.
• Dashboard e relatórios – Acompanhe as informações da sua equipe de atendimento em tempo real e tenha à sua disposição mais de 75 tipos de indicadores de desempenho. Disponibilize painéis com atualizações automáticas e visualize todas as informações em qualquer dispositivo;
• Pesquisa de satisfação – Descubra se os seus clientes estão satisfeitos com o seu atendimento e utilize várias metodologias para isso, como o Net Promoter Score (NPS). Saiba qual é o agente com o melhor desempenho, receba avisos sempre que houver uma avaliação negativa e aja rapidamente em casos críticos;
• SLA – Faça com que os acordos estabelecidos entre a empresa e seus clientes sejam cumpridos dentro do prazo. Estabeleça e gerencie múltiplos contratos e permita que cada cliente tenha um tempo de atendimento diferente para a mesma situação;
• Catálogo de serviços – Crie um catálogo de serviços alinhado às melhores práticas e benefícios do ITIL. Tenha tickets classificados segundo a metodologia e obtenha métricas muito mais claras;
• Base de conhecimento – Permita que sua equipe escreva artigos para a base de conhecimento e aumente o engajamento da sua empresa.

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