Gestão de Processos: 5 passos essenciais para melhorá-la

Uma gestão de processos adequada é essencial para manter a fluidez das tarefas diárias, bem como a produtividade da equipe e do negócio em geral. Sem processos claros e bem definidos, é […]

Uma gestão de processos adequada é essencial para manter a fluidez das tarefas diárias, bem como a produtividade da equipe e do negócio em geral. Sem processos claros e bem definidos, é possível que erros e problemas surjam continuamente.

A melhoria dos processos deve obedecer alguns passos, como o diagnóstico de “gargalos” internos, melhoria da comunicação e até a criação de novos métodos para a produção. Dessa forma, é possível obter melhores resultados.

Pensando nisso, elaboramos este artigo. Por meio dele, você vai entender mais sobre gestão de processos, além de conhecer 5 passos para melhorá-lo. Acompanhe!

1. Identifique os “gargalos” existentes

Na gestão de processos, “gargalo” é o nome dado a todo obstáculo que impede a conquista de determinados resultados, isto é, o sucesso. Esse problema pode ser a falta de diálogo, métodos mal definidos, insumos inadequados, entre outras coisas.

Para identificá-lo, deve-se fazer um diagnóstico interno a fim de entender o que tem dado certo ou não. Avalie, por exemplo, se as metas estão sendo alcançadas com qualidade. Caso não estejam, busque compreender os motivos.

2. Otimize os processos com a equipe

Reúna-se com o time e busque compreender como os processos podem ser melhorados. Envolvê-los é uma forma de imergir mais profundamente nos problemas, gerar novas ideias e encontrar soluções inovadoras.

Nesse ponto, uma ótima ferramenta é o Diagrama de Ishikawa. Trata-se de um gráfico que classifica as possíveis causas dos problemas em seis diferentes tipos. São os 6Ms: mão de obra, método, máquinas, medidas, meio ambiente e materiais. Peça para os seus funcionários sugerirem melhorias que possam ser realizadas para cada uma dessas causas.

3. Melhore a comunicação interna

A comunicação é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Por esse motivo, além de melhorar o diálogo com os clientes externos, é preciso investir na relação com os clientes internos, isto é, os colaboradores.

Implemente canais que facilitem o diálogo dentro da companhia, tais como: e-mail, intranet e sistemas especializados. Também é preciso conscientizar o público interno sobre a necessidade de estabelecer uma comunicação adequada, destacando a sua importância para a organização das rotinas de trabalho.

4. Desapegue de métodos tradicionais

Ainda há quem persista em executar os mesmos processos durante anos, mesmo que eles apresentem desempenho muito abaixo dos resultados desejados. Alguns exemplos são o cadastro do feedback dos clientes em planilhas do Excel ou as pesquisas de satisfação impressas. Por essa razão, é necessário estar disposto a abandonar métodos tradicionais e apostar na inovação.

5. Invista em novas tecnologias

Por fim, é preciso considerar a inserção das novas tecnologias. Atualmente, muitos processos estão sendo automatizados, o que contribui para o aumento da assertividade e produtividade do time de funcionários.

Uma importante ferramenta é o software de atendimento aos clientes. Ela permite que todas as interações com o público externo (ou interno) sejam concentradas em uma única aplicação, aumentando a qualidade e a eficiência desses processos. O programa também permite que os clientes tenham múltiplos canais de comunicação, como e-mail, chat e autoatendimento, por exemplo.

É possível notar que, com alguns passos, você consegue otimizar os processos tornando-os mais dinâmicos e eficazes. A experiência do cliente terá um melhor resultado, a produtividade da equipe aumentará e o seu negócio vai expandir mais rápido!

Agora é só colocar em prática!

Aproveite para assinar nossa newsletter e ficar sempre por dentro das novidades 🙂

Deixe seu comentário

Leia também: