Retrabalho nas empresas: porque e como evitar esse problema?

Afinal, o que é retrabalho? O retrabalho nas empresas significa fazer novamente um trabalho. Ele ocorre quando os colaboradores precisam refazer uma tarefa em partes ou por completo.

Isso acontece quando o objetivo daquela tarefa não é atingido, seja por conta do não entendimento de alguma das partes do processo, seja até mesmo por falta de ferramentas específicas.

Para que uma empresa possa alcançar seus objetivos, é preciso estabelecer boas estratégias de marketing, elaborar ações internas que promovam a satisfação dos colaboradores, além de constantemente aperfeiçoar o atendimento. 

O retrabalho é um ponto que merece a atenção das organizações que desejam alcançar suas metas, especialmente porque traz um impacto negativo para toda a equipe.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para você saber como o retrabalho nas empresas pode impactar a rotina de sua equipe, além de ver dicas de como evitar essa questão. Boa leitura!

Quais são os principais impactos do retrabalho nas empresas?

A seguir, selecionamos os principais impactos que o retrabalho nas empresas, conheça para poder evitar. 

Desperdício de tempo

Com o objetivo de melhorar a competitividade, cada vez mais as empresas buscam tornar seus profissionais mais independentes, a fim de tomarem decisões mais estratégicas e proporem soluções que tragam melhorias para a organização.

Quando é preciso refazer alguma de suas tarefas, o colaborador vai destinar parte de seu tempo que poderia trazer ganhos para o negócio em uma atividade que já deveria estar pronta, concorda?

Logo, isso é um desperdício de tempo para a sua equipe, contribuindo para o não cumprimento de prazos e a queda da produtividade. Isso prejudica a gestão do tempo, toda a dinâmica do grupo e afeta outros setores.

Perda de clientes

Determinados motivos são considerados os principais para a insatisfação dos clientes.

O atendimento, por exemplo, é um fator-chave, especialmente no primeiro contato. Afinal, o cliente precisa sentir que o seu negócio oferece o suporte necessário, que atende às suas necessidades e que ainda tem a capacidade de superar as expectativas.

Outra questão que traz desconforto está relacionada ao produto, que precisa oferecer as soluções necessárias que resolvam o problema do cliente.

Além disso, o prazo prometido para a entrega de determinado produto ou serviço afeta o relacionamento, uma vez que é preciso transmitir confiança na parceria.

Caso a sua equipe esteja lidando com o retrabalho continuamente, esse envolvimento será afetado, especialmente porque o tempo gasto ao refazer as tarefas poderia ser usado para que soluções eficientes fossem aplicadas, a fim de aprimorar o atendimento e melhorar o cumprimento dos prazos.

Insatisfação dos profissionais

A satisfação dos colaboradores é um fator essencial para que as vendas alcancem melhores resultados, além de criar uma vantagem competitiva.

Implementar estratégias que contribuam para a motivação deles tende a:

• Melhorar o clima da organização;
• Aumenta a autoestima dos profissionais;
• Proporciona maior colaboração entre a equipe.

Tão importante quanto as ações que contribuem para a satisfação dos clientes é a necessidade de destinar uma atenção ao público interno. Afinal, pessoas engajadas dentro de uma organização:

• Tendem a buscar soluções que resultam no crescimento da empresa;
• Melhoram a experiência do consumidor;
• São mais produtivas.

O retrabalho nas empresas vai completamente contra essa premissa, uma vez que a fluidez do trabalho acaba sendo prejudicada e a cadeia de atividades é afetada.

Imagine só ter que fazer a mesma coisa duas ou três vezes continuamente! 

Naturalmente, os colaboradores ficarão insatisfeitos e sem expectativas quanto às suas funções dentro da empresa.

Menos ganhos para a empresa

O aumento de gastos de um negócio com o retrabalho está relacionado com duas questões.

A primeira diz respeito ao trabalho dos colaboradores, uma vez que esse gargalo vai:

• Atrasar a produção;
• Exigir que eles façam horas extras;
• Utilizem por um tempo maior o espaço físico da empresa;
• Usem tudo aquilo que gera custos dentro da organização, como equipamentos, energia, entre outros.

O segundo ponto está relacionado aos próprios clientes. O retrabalho nas empresas pode causar situações inconvenientes, como o fato de uma pessoa que entra em contato com a equipe de atendimento não conseguir obter um retorno relacionado às suas dúvidas sobre determinado produto ou serviço, ou nem sequer avançar na jornada de compra para fechar negócio.

O cliente também pode pedir algum tipo de informação e obter uma resposta equivocada, com dados imprecisos e que prejudicarão a experiência. 

Tudo isso contribui para que o seu negócio deixe de ganhar, diminuindo o faturamento e prejudicando o alcance das metas anuais.

Como evitar o retrabalho em sua equipe?

O primeiro passo para evitar retrabalho nas empresas é fazer com que a comunicação interna esteja alinhada em todos os processos do negócio.

Existe a necessidade de que as áreas da empresa se mantenham interligadas, atuando na mesma página e transmitindo as mesmas informações a qualquer pessoa, seja ela interna ou externa.

Além disso, os fluxos de trabalho precisam estar bem definidos, de modo que cada colaborador entenda qual é sua função dentro do processo e saiba como proceder em casos de imprevistos.

A equipe de atendimento precisa, ainda, ter uma organização mais precisa quanto às solicitações de clientes, uma vez que cada demanda gera um tipo de trabalho para uma equipe diferente.

Realize também treinamentos para funcionários, ressaltando qual é a importância de suas funções para o crescimento da empresa e apresentando os possíveis gargalos que podem surgir no dia a dia.

Por fim, adotar ferramentas que automatizam o trabalho e ainda centralizam todas as solicitações de atendimento em um único espaço vai contribuir para que essas dificuldades sejam evitadas, reduzindo assim o retrabalho nas empresas.

Neste conteúdo, você pôde conhecer mais informações sobre o que é retrabalho nas empresas, os malefícios que ele traz para as organizações e também aprendeu como evitá-lo. Resumindo, lembre-se de:

• Contar com um bom planejamento;
• Manter a equipe envolvida em todas as etapas dos processos;
• Adotar soluções que otimizem o trabalho. 

Afinal, ferramentas são essenciais para organizar as etapas de processos, planejar tarefas, contribuir para um atendimento diferenciado e gerar melhores oportunidades para os seus colaboradores.

Ficou interessado em conhecer um pouco mais sobre essas soluções? O Movidesk (Zenvia Service) pode te ajudar! 

Somos um software que auxilia na modernização dos atendimentos. A plataforma conta com serviços de Help Desk e Service Desk, constituindo um sistema de atendimento ao cliente com estratégia multicanal.

Entre as funcionalidades e canais de atendimento geridos pelo sistema estão:

• Chat;
• E-mail;
• Telefone;
• Canais em apps de mensagem como o WhatsApp;
• Redes sociais e mais. 

O Movidesk (Zenvia Service) oferece acesso às métricas de atendimento, acompanhamento da satisfação dos clientes e avaliação de cada profissional da equipe. 

Entre em contato com a Movidesk (Zenvia Service) e agende uma demonstração do sistema de atendimento com o melhor custo benefício do mercado!