Ferramentas de produtividade para empresas: 5 sistemas e 5 áreas que não podem ficar de fora!

As ferramentas de produtividade no trabalho devem ser o braço direito dos gestores da empresa. Trabalhar sem o apoio da tecnologia pode fazer, inclusive, sua empresa perder competitividade de mercado. 

Pense como seria trabalhar sem computador ou sem internet. Você acha que teria chances de entregar o mesmo volume e qualidade de trabalho que os seus concorrentes, que usam esse tipo de recurso? Provavelmente, não. 

A tecnologia surgiu para tornar os processos mais rápidos e permitir que os profissionais entreguem mais resultados, nas mesmas horas de trabalho.

Sem a tecnologia, seus processos são manuais e, consequentemente, ocupam mais tempo da sua equipe. Tempo esse que poderia ser investido em atividades mais estratégicas e menos repetitivas ou facilmente substituídas por dispositivos tecnológicos. 

Ah, antes de começar. Reunimos no e-book abaixo as melhores práticas e direcionamentos para aumentar a produtividade das equipes.

É só preencher o formulário e aguardar o material no seu e-mail. Boa leitura!

Ferramentas de produtividade para empresas: TOP 5

Mas, quais ferramentas de produtividade são indispensáveis para a sua empresa? 

Isso depende do setor em que você atua. Se você trabalha em uma agência digital, um software de automação de marketing é indispensável para gerenciar clientes e ações da área. 

Entretanto, algumas áreas são comuns a grande parte dos negócios, bem como a necessidade de fazer uma gestão eficiente desses setores. 

Nesse sentido, listamos cinco ferramentas, uma para cada área estratégica da organização:

1. Ferramenta de gestão de projetos;
2. Ferramenta de organização;
3. Ferramenta de comunicação interna; 
4. Ferramenta de vendas;
5. Ferramenta de atendimento ao cliente. 

Toda empresa lida com essas cinco áreas, por isso, vamos apresentar as cinco sugestões de ferramentas de produtividade para esses setores. Acompanhe!

Ferramenta de gestão de projetos

Gerenciar projetos é um dos grandes desafios de todas as organizações. Essa atividade envolve: 

• Garantir que o fluxo de produção seja corretamente executado;
• Que cada profissional realize as etapas de acordo com as demandas da empresa e dos clientes;
• Acompanhar prazos e o tempo gasto em cada atividade. 

Entre as opções de ferramentas de produtividade para a gestão de projetos está a Asana, uma plataforma que oferece recursos como:

• Criação de cronograma de projeto;
• Quadros de trabalho em Kanban;
• Gestão de recursos, como carga de trabalho investido em cada projetos e etapa;
• Calendários, 
• Integração com outras ferramentas e mais. 

Existe um plano gratuito da ferramenta e outros pagos, mais robustos.

Indicamos que assista ao vídeo abaixo com um exemplo de uso da plataforma na gestão de produtividade no trabalho.

Ferramenta de organização

O Trello também é muito usado para a gestão de projetos, mas, nesta lista, ele vai entrar ocupando o lugar de ferramenta de produtividade para organização.

Isso porque estamos falando de uma ferramenta que deixa o usuário escolher como quer utilizá-lo, podendo ser usado, inclusive, para a organização pessoal. 

Também é ideal para organizar atividades propostas em reunião, projetos internos, projetos que ainda não saíram do papel, ideias e outras questões, nem sempre relacionadas às etapas de projetos já em execução, mas que contemplam outras atividades de setores de da empresa. 

Como dissemos, também é possível usar o Trello para organizar etapas de projetos e outras atividades da empresa. No vídeo abaixo, aprenda algumas dicas de como usar o Trello de maneira eficiente. 

Ferramenta de comunicação interna

Seja para empresas que trabalham no modelo de trabalho remoto ou para empresas que atuam presencialmente, a comunicação interna precisa ser um ponto de atenção. É muito comum que a falta de comunicação cause problemas como:

• Retrabalho;
• Falta de alinhamento de objetivos;
• Perda de informação;
• Atraso na execução de alguma tarefa. 

Tudo isso gera perda de produtividade e pode ser evitada com uma ferramenta de comunicação interna eficiente, como o Slack. 

O Slack funciona como um canal de bate papo por mensagens, onde os profissionais da empresa podem conversar individualmente ou em grupos. Também é possível se comunicar com todos os membros da empresa no mesmo momento.

Entre as funcionalidades da ferramenta estão:

• Criação de um espaço de trabalho e comunicação personalizado para a empresa;
• Entrega de mensagens e arquivos instantâneos;
• Capacidade de anexar arquivos;
• Automação de mensagens;
• Integrações com outros diversos sistemas e mais.

No vídeo abaixo aprenda mais sobre o que é e como usar o Slack como ferramenta de produtividade no trabalho.

Sistema CRM

Um CRM é uma ferramenta de Gestão de Relacionamento com o Cliente, muito importante para o setor de vendas das empresas, principalmente, em empresas onde o processo de venda é complexo.

Além de reunir todos os dados dos clientes, facilitando acessos aos gestores e vendedores, também armazena os históricos de interações desses contatos com a equipe, identifica em qual etapa do processo de venda cada lead está e qual o nível de qualificação do contato. 

O CRM também ajuda a avaliar o comportamento do seu cliente e a identificar pontos falhos no processo de vendas, também permite conhecer quais são os prospects com maiores chances de conversão e, assim, quais devem ser priorizados no processo comercial. 

Além dessas funcionalidades, os softwares de CRM também possuem recursos que permitem automatizar uma série de atividades e tarefas, ampliando a produtividade da área. 

Um exemplo de CRM como ferramenta de produtividade é o Piperun. 

Entre as funcionalidades da ferramenta de produtividade estão:

• Gestão de processos, 
• Automação de demandas, 
• Organização eficiente do workflow, etc. 

Conheça mais sobre essa ferramenta, a seguir.

Ferramenta de atendimento ao cliente

A cada dia, o atendimento ao cliente vem se tornando uma área mais importante para a organização, sendo central para objetivos como:

• Ampliação da reputação da empresa;
• Retenção e fidelização de clientes;
• Aumento do faturamento;
• Ampliação do ticket médio; 
• Escalabilidade do negócio e mais. 

Pesquisas já apontam que 61% dos consumidores indicam que o atendimento é mais importante do que o preço ou a qualidade dos produtos.

Uma ferramenta de atendimento ao cliente otimiza os processos internos de sua empresa por meio de recursos que permitem:

• Automatizar atividades manuais; 
• Automatizar os processos de suporte e atendimento;
• Eliminar trabalhos repetitivos;
• Evitar acúmulo de tarefas de atendimento;
• Facilitar a comunicação interna;
• Facilitar a aplicação de pesquisas de satisfação.

Entre as funcionalidades da ferramenta de produtividade estão: 

• Centralizar os canais de contato da empresa em uma única interface;
• Automatizar os processos de suporte e atendimento;
• Controlar tickets de suporte e atendimento;
• Apresentar indicadores de desempenho como métricas de produtividade de cada colaborador e do setor como um todo;
• Medir o nível de satisfação dos clientes;
• Criar base de conhecimento, para contribuir para a velocidade da resposta ao cliente e para oferecer a possibilidade de autoatendimento.

O sistema de atendimento Movidesk (Zenvia Service) oferece todos os recursos que listamos acima e muito mais, permitindo centralizar todas as solicitações dos seus clientes e automatizar processos do setor. Tudo isso o coloca como uma ferramenta de produtividade indispensável no dia a dia da empresa.

Isso sem contar as funcionalidades como sistema de atendimento por Whatsapp e funcionalidades para atender as demandas de Customer Success das empresas. 

Leia mais em: como o Movidesk (Zenvia Service) ajuda a aumentar a produtividade da sua equipe

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