Guia completo para implementar o trabalho remoto na empresa

Contar com o apoio da equipe, estimular o comprometimento, fazer inúmeros testes e melhorar constantemente são quatro passos essenciais para fazer do trabalho remoto uma realidade em sua empresa. Saiba mais sobre essa atividade, neste post.

trabalho remoto

A Pesquisa Home Office 2018, feita pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (SOBRATT), mostra que houve um crescimento de 22% no trabalho remoto no Brasil desde 2016. A prática já foi até regulamentada pela nova lei trabalhista, em 2017.

Nós últimos tempos, porém, o trabalho remoto tem ganhado ainda mais destaque: com a pandemia do coronavírus em 2020, as orientações de distanciamento social emitidas por autoridades da área da Saúde levaram muitas empresas a vê-lo como solução para continuar suas atividades sem comprometer a segurança de seus colaboradores.

Além dessa flexibilidade, outra vantagem do home office na empresa é que a produtividade é afetada positivamente, enquanto os colaboradores têm mais qualidade de vida. No entanto, para ter sucesso com o trabalho remoto, a empresa precisa planejar bem a implementação e pensar em uma série de aspectos, como o acompanhamento alternativo do rendimento de cada um.

Para ajudar você a entender melhor sobre como funciona o trabalho remoto e como implementá-lo, preparamos este guia completo, que abordará os seguintes tópicos:

  • O que é e como funciona o trabalho remoto?
  • Por que implementar o trabalho remoto no cenário atual?
  • Quais são os desafios do trabalho remoto?
  • Como planejar a implementação do trabalho remoto?
  • Como implementar o trabalho remoto com sucesso?
  • O que fazer para manter a produtividade dos colaboradores?
  • Quais ferramentas utilizar no trabalho remoto?
  • Como a tecnologia pode ajudar?

Continue a leitura e inove na sua empresa!

O que é e como funciona o trabalho remoto?

O trabalho remoto, também chamado de home office, teletrabalho ou trabalho a distância, se refere ao exercício profissional fora da empresa, em geral mediado por recursos digitais, como o computador.

Graças à transformação digital, essa modalidade é muito comum para freelancers que trabalham em empresas na internet, como plataformas de design, produção de conteúdo, entre outras. No entanto, o trabalho remoto pode ser praticado em empresas dos mais diversos segmentos, até mesmo em indústrias.

Essencialmente, qualquer tipo de atividade profissional que não seja estritamente operacional pode ser realizada a distância, como serviços administrativos, comerciais, jurídicos, de atendimento ao cliente e assim por diante.

Por que implementar o trabalho remoto no cenário atual?

A pandemia do novo coronavírus tem motivado muitas empresas a adotarem o trabalho remoto. De acordo com a pesquisa da IT Mídia, divulgada pela ComputerWorld, mais de 130 grandes empresas de tecnologia estão operando com esse modelo de trabalho, entre elas a Adobe, a Kaspersky, a Cielo e a Cisco.

Empresas de outros setores e até mesmo órgãos públicos também paralisaram suas atividades presenciais e recorreram à tecnologia para continuar suas funções. Mas engana-se quem pensa que o trabalho remoto é apenas uma segunda opção para tempos de crise.

Muito pelo contrário: existem diversos pontos positivos nessa modalidade de trabalho. Veja alguns deles!

Mais flexibilidade

O home office representa mais flexibilidade tanto para os colaboradores como para a empresa. Por exemplo, com o trabalho remoto, o trabalhador pode economizar tempo em deslocamento.

Para que você tenha uma ideia, um levantamento feito no Summit Mobilidade Urbana 2019 e comentado pela revista O Globo mostra que o brasileiro perde, em média, 90 minutos por dia no trânsito.

Para as pessoas de classes D e E, os deslocamentos diários para o trabalho chegam a ocupar 144 minutos. Dentro de um ano, isso equivale a nada menos do que 30 dias perdidos em transporte!

Já no dia a dia é possível verificar os impactos: com um tempo considerável em deslocamento, o colaborador perde flexibilidade na sua rotina, sendo incapaz de encaixar momentos de lazer, atividades físicas ou tempo de qualidade junto à família.

Com o trabalho remoto, o quadro é muito diferente. Não só os colaboradores saem ganhando, mas também a empresa, que pode operar mesmo em situações em que as atividades presenciais não são recomendadas e, ainda, passa a ter mobilidade corporativa e mais flexibilidade nas contratações.

Os recrutadores não precisam dizer “não” a um casamento entre vaga e currículo devido a barreiras geográficas: se um candidato tem o perfil profissional perfeito para o cargo e as atividades serão desempenhadas remotamente, a contratação pode ocorrer mesmo que ele resida em outro estado ou até em outro país.

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Mais economia

Com o trabalho remoto, mesmo que seja parcialmente — isto é, intercalando dias de trabalho presencial com o home office —, a empresa pode economizar bastante com encargos como o vale-transporte.

Caso a alimentação dos colaboradores seja feita em refeitórios da empresa, o fluxo menor de pessoas em atividade presencial também representa menos custos com a compra de alimentos para o restaurante.

Serviços essenciais de limpeza e de cozinha também têm uma demanda menor quando há menos colaboradores na empresa todos os dias, o que possibilita à empresa uma reorganização dos quadros de funcionários nesses setores, podendo economizar mais um pouco.

Ainda, as faturas de energia e água podem passar por uma economia significativa, já que haverá menos equipamentos eletrônicos sendo utilizados, menos aparelhos de ar-condicionado ligados, menos uso dos banheiros e assim por diante.

Falando nisso, computadores, impressoras e telefones utilizados com menor frequência alcançam uma vida útil maior, o que também leva à economia no longo prazo.

Mais produtividade

Que a verdade seja dita: dificilmente os colaboradores passam as 8 horas da jornada diária trabalhando a pleno vapor. Mesmo nas equipes mais engajadas, é natural que haja pausas para conversas com colegas, o cafezinho no corredor, atrasos na entrada e na volta do almoço, etc.

No home office, todas essas questões ficam em segundo plano, já que a produtividade dos colaboradores passa a ser medida de maneiras alternativas, e não por hora de trabalho.

Por exemplo, é possível acompanhar o rendimento das equipes remotas por número de entregas, quantidade de atendimentos, cumprimento de prazos e assim por diante. Assim, a empresa alcança mais eficiência em seus processos.

Sem contar que é normal termos momentos mais produtivos no decorrer do dia: algumas pessoas sentem um “gás” maior de manhã, enquanto outras se sentem mais motivadas no fim da tarde.

No trabalho remoto, a flexibilidade que o colaborador tem para montar sua própria rotina pode elevar a sua produtividade simplesmente porque ele pode aproveitar mais esses momentos em que tem um rendimento maior.

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Ainda, o aumento da qualidade de vida e a cultura de confiança que é estabelecida nas jornadas remotas já são ingredientes que contribuem para a motivação das equipes e, consequentemente, para a melhora da produtividade.

Mais sustentabilidade

Atualmente, muitas empresas têm preocupação com a sua responsabilidade socioambiental. Nesse sentido, o trabalho remoto também é muito vantajoso, principalmente devido à redução dos deslocamentos dos colaboradores para a empresa.

Em primeiro lugar, isso contribui com a mobilidade urbana, já que o número de carros nas ruas diminui nos horários de pico. Além disso, um número menor de pessoas se deslocando diariamente está diretamente relacionado à redução na emissão de gases poluentes na atmosfera.

Afinal, os automóveis são responsáveis por 72,6% da poluição do ar nos grandes centros urbanos, conforme o Inventário de Emissões Atmosféricas do Transporte Rodoviário de Passageiros, feito pelo Instituto de Energia e Meio Ambiente (IEMA).

Mais qualidade de vida

A eliminação do tempo gasto no trânsito ou em transportes públicos já é, por si só, um ponto de grande impacto na melhora da qualidade de vida dos colaboradores: isso representa menos estresse e mais tempo útil para atividades pessoais, como estudar, ficar com os filhos, assistir filmes, entre outras.

Por estar menos estressado, há reflexos até mesmo no trabalho do colaborador, que ficará mais disposto e concentrado no período em que se dedicar às atividades profissionais. Ainda, essa flexibilidade maior possibilita que o trabalhador cuide mais da saúde física, seja se alimentando melhor ou encaixando alguns dias a mais de academia na rotina.

Quais são os desafios do trabalho remoto?

Você viu que o trabalho remoto é repleto de pontos positivos para a empresa e para o colaborador, não é? Apesar disso, existem dois grandes desafios a serem transpostos, principalmente durante a implementação dessa modalidade de trabalho: manter o comprometimento dos colaboradores e mudar a cultura organizacional. A seguir, entenda melhor esses dois fatores.

Manter o comprometimento dos colaboradores

O primeiro grande desafio é manter o comprometimento dos colaboradores. Mesmo que haja uma comunicação frequente entre gestores e equipes, alguns colaboradores podem “folgar” em suas responsabilidades pelo fato de não terem alguém, em pessoa, supervisionando o trabalho. Por isso, para trabalhar em casa, é preciso ter uma autogestão bastante apurada.

Conseguir dizer “não” às distrações e se manter focado em meio a um lugar em que nos sentimos tão confortáveis, como o próprio lar, é algo que exige comprometimento e prática. Para vencer esse desafio, as duas palavras-chave para a empresa são: treinamento e controle.

Durante a implementação do trabalho remoto, vale a pena investir na educação da equipe para essa nova realidade. Palestras sobre organização, técnicas de produtividade, aplicativos de gerenciamento de tempo e outros recursos são bem-vindos. Além disso, é preciso manter uma rotina de monitoramento e reuniões constantes para que todos permaneçam alinhados aos compromissos.

Mudar a cultura organizacional da empresa

A mudança de cultura também pode ser um grande desafio para os gestores. Afinal, implementar o home office significa dar mais liberdade aos colaboradores, o que, por sua vez, exige confiança.

Especialmente em empresas mais conservadores, pode haver uma cultura bastante vertical e, nesses casos, o desafio é ainda maior. Porém, o trabalho remoto sem confiança por parte dos gestores simplesmente não é viável, e nem sempre essa mudança estrutural na cultura da organização é simples.

Caso ela ocorra, no entanto, os resultados podem ser extremamente recompensadores. Um dos grandes defensores da tese de que a confiança nos colaboradores converge em maiores resultados é Stephen M. R. Covey. Em seu livro “The Speed of Trust” (“O Poder da Confiança“, no Brasil), ele afirma justamente que a confiança é o elemento principal para a produtividade.

Como planejar a implementação do trabalho remoto?

Agora, para transpor esses desafios e alcançar todas as vantagens do trabalho remoto, uma estratégia de implementação cuidadosa é essencial. Anote aí algumas dicas para fazer essa transição da melhor forma!

Proponha reuniões de planejamento

Antes de qualquer coisa, é necessário propor reuniões com os líderes e os colaboradores para analisar a viabilidade do trabalho remoto e os principais pontos de atenção na transição para o home office. Afinal, uma mudança tão significativa na rotina da empresa não se faz de uma hora para outra.

Mesmo em casos extremos, como na situação de pandemia do novo coronavírus, que exige medidas mais imediatas das empresas, vale a pena envolver todos no processo de planejamento. A tecnologia ajuda muito nesse sentido: videoconferências estão aí para substituir as reuniões presenciais e possibilitar a troca de informações e as decisões colaborativas.

Tenha fluxos de trabalho claros

Avalie como são os fluxos de trabalho nas atividades presenciais e pense se será necessário alterar algo na transição para o trabalho remoto. Muitos serviços não sofrem qualquer influência independentemente se são realizados a distância ou dentro da empresa.

No entanto, vale a pena revisar os processos para que não haja gargalos na produtividade dos colaboradores. Além disso, esse entendimento sobre os fluxos de trabalho ajuda os colaboradores a visualizarem a interdependência das funções, o que estimula ainda mais o comprometimento.

Modelo de fluxograma para atendimento

Providencie os recursos necessários

Não dá para implementar o trabalho remoto sem a infraestrutura necessária para a realização das atividades e o controle dos gestores. Por isso, inclua na sua estratégia a compra de licenças de softwares de gestão, a contratação de planos de telefonia, como da Nextel, e o fornecimento de equipamentos de boa qualidade para os colaboradores.

Os recursos que podem ser usados tanto na empresa como em casa são ótimas pedidas, pois garantem uma flexibilidade ainda maior. É o caso das aplicações em Software as a Service (SaaS), que nada mais são do que sistemas e aplicações em nuvem.

O Movidesk, por exemplo, é uma aplicação excelente para o trabalho remoto no atendimento ao cliente. Além de ter um funcionamento completamente on-line, o Movidesk centraliza todos os canais de atendimento — e-mail, chat, telefone e WhatsApp — em uma única plataforma de interface simples e intuitiva.

As solicitações entram como tickets no sistema, o que facilita o controle das tarefas pelos colaboradores. Ainda, o software permite a automatização de diversos processos da gestão e a análise de indicadores de atendimento.

Como implementar o trabalho remoto com sucesso?

Agora que você já sabe por onde começar a sua estratégia para implementar o trabalho remoto, veja algumas dicas para que esse momento de transição ocorra sem problemas!

Conte com o apoio da equipe

Novamente, reforçamos a importância de contar com o apoio da equipe para que o trabalho remoto seja sinônimo de avanço e inovação, não de dores de cabeça nos processos da empresa. Para isso, é importante começar uma mudança na cultura da organização, estimulando a confiança dos gestores em suas equipes.

Estimule o comprometimento

Além disso, é necessário promover o comprometimento e a disciplina dos colaboradores. Como dissemos, o home office exige a capacidade de autogestão, e nem todas as pessoas já nascem sabendo como fazer isso. Cabe à empresa, portanto, proporcionar o desenvolvimento dessa competência, com treinamentos, palestras e cursos.

Faça testes para tudo

Os testes são essenciais na implementação do trabalho remoto: com equipes, processos, ferramentas, entre outros. Cada novo passo deve ser dado após um período de avaliação e análises de desempenho. É importante verificar de perto se os colaboradores se adequam, os processos não estão sofrendo prejuízos e as ferramentas funcionam.

Busque melhorias constantes

A última dica para implementar o trabalho remoto com sucesso é buscar melhorias constantes. Para tanto, é legal manter canais abertos para que os colaboradores e até mesmo os clientes possam contribuir com sugestões e reclamações. Assim, a empresa pode aperfeiçoar o uso de ferramentas e os fluxos de trabalho continuamente.

O que fazer para manter a produtividade dos colaboradores?

Agora, a pergunta que não quer calar: como fazer com que os colaboradores permaneçam produtivos em suas rotinas de trabalho remoto? Abaixo, veja algumas dicas!

Proponha um controle alternativo de rendimento

No trabalho remoto, não existe cartão de ponto e é bem difícil monitorar a atividade do colaborador integralmente. Então, o acompanhamento de rendimento por hora trabalhada acaba não funcionando bem.

Para controlar a jornada das equipes, garantir os resultados e, ainda, elevar a produtividade dos colaboradores, é interessante pensar em formas alternativas de medir o desempenho.

As metas são boas pedidas: atender x solicitações de clientes por dia, por semana ou por mês, por exemplo. Outra opção é ter políticas de reconhecimento pela qualidade e pela quantidade de serviços desempenhados.

A finalização de um grande número de ocorrências por mês e até a avaliação de clientes em pesquisas de satisfação podem render bonificações ou brindes às equipes.

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Faça um acompanhamento contínuo

Dar mais liberdade aos colaboradores não significa parar de monitorá-los. Pelo contrário, o trabalho remoto exige um acompanhamento ainda maior, não só para ter controle sobre o rendimento das equipes, mas também para que não surjam ruídos na comunicação corporativa ou problemas nos processos da empresa devido ao desalinhamento de informações.

Esse tipo de problema pode levar a falhas e retrabalhos que impactam negativamente a produtividade dos colaboradores, sem contar o sentimento de não estarem recebendo o suporte que precisam.

Por isso, estabeleça uma rotina de contato para que os gestores mostrem que estão “perto” de suas equipes, mesmo a distância, com chats para comunicação diária e reuniões semanais por videoconferência. Além disso, encontros presenciais também são bem-vindos: tanto para fins de alinhamento profissional, como para a interação social entre os colegas.

Valorize o bem-estar dos colaboradores

Para as empresas realmente comprometidas com o crescimento sustentável do negócio, o bem-estar dos colaboradores deve ser uma prioridade. Afinal, trabalhadores que têm mais qualidade de vida e contam com o apoio da empresa para manterem a saúde mental em dia se sentem mais valorizados e, assim, “vestem a camisa” da empresa.

Com isso, as vantagens que citamos são uma consequência. Sem contar que preocupar-se com o bem-estar das equipes pode diminuir o turnover. No relatório Tendências Globais do Capital Humano: A Ascensão da Empresa Social, feito pela Deloitte, podemos ver que essa preocupação já existe em cerca de 43% das empresas.

E mais: 60% dos gestores que investem no bem-estar de seus colaboradores acreditam que esse cuidado ajuda a reter talentos e 61% notaram um aumento de produtividade nas equipes mais motivadas. Algumas boas práticas são:

  • Manter uma comunicação empática em cobranças e feedbacks;
  • Flexibilizar as rotinas de trabalho, por exemplo, ao implementar o trabalho remoto com rendimento medido por metas, não por horas;
  • Ter campanhas de incentivo, como presentes personalizados para os colaboradores mais produtivos;
  • Pensar em formas de integração das equipes e de reforço das relações interpessoais;
  • Encorajar hábitos saudáveis, como a prática de atividades físicas.

Quais ferramentas utilizar no trabalho remoto?

Para supervisionar as equipes e coordenar o trabalho a distância, as ferramentas de gestão de projetos e comunicação virtual são bem-vindas. Veja algumas sugestões!

Trello

O Trello é uma das ferramentas de gestão de projetos mais famosas. Ele utiliza um sistema de organização baseado na metodologia kanban, com cartões que lembram post-its e representam os projetos em andamento. A equipe pode adicionar comentários, inserir anexos, programar datas de início e término, entre outras funcionalidades.

Asana

O Asana tem uma proposta bastante parecida com a do Trello e também usa a organização de quadros típica do kanban. Um dos seus diferenciais, porém, é o recurso de timeline, em que cada colaborador pode observar o impacto da sua função na linha do tempo do projeto e, assim, todos permanecem alinhados às metas.

Google Meet

O Google Meet é o app de reuniões da Google específico para empresas. Bastante funcional, o Meet é sincronizado ao Google Agenda e dispara convites automáticos de reunião por e-mail. As chamadas de vídeo suportam até 30 pessoas e têm um bom desempenho mesmo em redes móveis.

Slack

Já para manter a comunicação durante o dia a dia de trabalho, o Slack é uma alternativa ao e-mail convencional e que pode funcionar bem. Seu grande trunfo é o compartilhamento de canais de mensagens, que funcionam como “caixas de entrada” categorizadas e abertas a toda a equipe.

Dropbox

O Dropbox funciona como um grande arquivo digital. Nele, é possível armazenar documentos tradicionais ou salvos em nuvem, reunir ferramentas e atalhos da web no mesmo local e contar com mecanismos de busca inteligentes. As modificações realizadas são sincronizadas em tempo real para todos os usuários com acesso aos arquivos.

Como a tecnologia pode ajudar?

Não dá para pensar em trabalho remoto sem tecnologia. Como deu para ver, ela exerce um papel fundamental na realização das tarefas, no controle de processos e no gerenciamento de equipes. Confira as principais contribuições dos recursos tecnológicos para o sucesso do home office!

Transparência na comunicação

Em primeiro lugar, a tecnologia possibilita a comunicação transparente e instantânea entre colaboradores e líderes. Esse é um aspecto muito importante para que as atividades sejam realizadas com eficiência e comprometimento por parte de todos.

Controle de processos

Para os gestores, a tecnologia é o meio que possibilita o controle de processos: os indicadores de produtividade, o acompanhamento de relatórios de atendimento e a supervisão de metas ocorre a partir do uso de softwares e ferramentas digitais de gestão.

Maior produtividade

Contar com bons recursos tecnológicos também é essencial para a produtividade. Como já falamos, o acesso remoto a ferramentas eficientes é decisivo para que os colaboradores mantenham o engajamento e consigam realizar o trabalho remoto sem prejuízos em relação aos equipamentos disponíveis na empresa.

Suporte de equipes

A tecnologia funciona também como um mecanismo para o suporte em tempo real das equipes. Sem ela, os colaboradores podem se ver de mãos atadas em meio a situações em que dependem do trabalho de outras equipes ou de orientações dos gestores, por exemplo.

Durante a leitura, você viu que o trabalho remoto é uma tendência cada vez mais definitiva. Não por menos, afinal, as vantagens são muitas para a empresa e os colaboradores. Para tanto, é importante contar com uma estratégia de implementação cuidadosa e com recursos tecnológicos eficientes.

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Melhore o seu trabalho remoto com o Movidesk!

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