Entenda o que é RPA e como implementar o Robotic Process Automation nos processos

Hey, você sabe o que é RPA?

A automação robótica de processos (ou RPA, do inglês Robotic Process Automation) ganhou muita força nos últimos anos. Confirmando essa constatação, diversas empresas passaram a utilizar plataformas de ponta para automatizar processos com o uso de chatbots, os robôs inteligentes.

Isso promove uma série de vantagens aos negócios, como a maior produtividade no trabalho, além de conformidade e alta qualidade. A questão é: como fazer RPA na empresa e alavancar resultados? Quais são os principais passos para isso?

Neste post, respondemos a essas questões, explicando mais claramente o que é RPA e quais suas vantagens, além de como implementá-lo na empresa.

Afinal, o que é RPA?

Essencialmente, RPA (Robotic Process Automation) é uma aplicação tecnológica que objetiva automatizar certos processos da empresa. Para tal fim, conta com softwares de ponta (como os bots), tecnologias capazes de capturar e interpretar dados, além de executar determinada tarefa.

As aplicações de RPA variam muito em termos de complexidade, podendo tanto ser algo mais simples, como uma resposta automática a um e-mail, ou também algo mais avançado, como milhares de robôs analisando e cruzando dados para solucionar um problema.

Há uma série de vantagens em aplicar o RPA em processos, uma vez que seu uso:

• Gera um aumento de produtividade ao longo do expediente;
• Reduz o número de erros, problemas e até acidentes de trabalho;
• Melhora o fluxo e o aproveitamento de dados;
• Aumenta o grau de padronização dos processos e soluções;
• Cumpre autonomamente as rotinas operacionais e/ou burocráticas;
• Permite que o time se concentre no que é estratégico.

Sendo assim, podemos dizer que o RPA é um braço adicional para profissionais e equipes. Ele cumpre, com velocidade e precisão, as rotinas de trabalho mais lógicas, enquanto o time cuida do que é estratégico. Dessa maneira, tanto a empresa quanto os profissionais são beneficiados.

Como aplicar o RPA (Robotic Process Automation) na empresa?

Apesar de ser algo moderno, a aplicação do RPA nos processos organizacionais não é algo que exige muito esforço. Muitas tecnologias já estão prontas e precisam apenas ser adotadas. Ou seja, seu trabalho é triar e adotar a tecnologia certa, além de monitorá-la. Explicamos mais, a seguir.

1. Avalie quais processos devem ser automatizados

Sua empresa conta com uma enorme quantidade de processos, como de logística, atendimento ao cliente, vendas, gestão financeira e retenção de talentos. Todos podem receber algum tipo de Robotic Process Automation e, portanto, contar com a automação em seu favor.

Todavia, é improvável automatizar todos em conjunto. Portanto, é preciso triar aqueles que são mais importantes para sua estratégia empresarial e devem ser automatizados de forma prioritária. Essa é uma escolha que depende de cada empresa, não existe um padrão.

2. Encontre uma tecnologia de RPA de ponta

Outra condição necessária é a busca por um software de ponta, isto é, uma tecnologia que possibilite a automação robótica de processos. Essa tecnologia deve ser capaz de cumprir o fluxo de trabalho desejado seguindo certo script, mais especificamente um algoritmo.

Um chatbot para atendimento é um exemplo de RPA. Com os diferentes tipos de chatbot é possível cumprir tarefas iniciais de atendimento, oferecendo soluções básicas ou redirecionando o cliente para um atendente humano. Para selecionar a melhor tecnologia RPA, atente à sua cobertura, a seu prestígio no mercado e à disposição do fornecedor.

>>> Não deixe de conhecer: MoviBot, o chatbot nativo do Movidesk!

3. Concentre-se na adoção da ferramenta

Tão importante quanto encontrar uma boa ferramenta de RPA é adotá-la, isto é, fazer com que o Robotic Process Automation efetivamente seja parte da rotina de trabalho, promovendo a automação de certos processos. Sem uma boa implantação do RPA nos processos, a ferramenta dificilmente será bem aproveitada.

Nesse caso, converse com o fornecedor da tecnologia e avalie quais os melhores passos para a adoção. Investigue também se existe suporte especializado e se é útil contratá-lo. E ainda mais importante: conscientize e treine o time sobre automatização robótica de processos.

4. Identifique potenciais resistências

A adoção do que é RPA pode enfrentar resistências, como a de colaboradores que acreditam que serão desligados ou que não concordam com um novo jeito de fazer as coisas. Algumas culturas empresariais, sobretudo as burocráticas, também podem criar resistência.

Portanto, é importante avaliar o que pode impedir a adoção e o bom uso da tecnologia. Em seguida, é preciso criar um plano que suavize essa resistência, tornando-a (quase) nula. Uma boa ideia é treinar e conscientizar os profissionais, além de explicar as vantagens da automação.

5. Monitore os progressos alcançados

Por fim, quando falamos em como fazer RPA corretamente, também é interessante monitorar o avanço nos resultados que foram obtidos. Significa avaliar o que melhorou após a adoção da tecnologia e se isso está de acordo com as expectativas iniciais.

Nesse caso, o melhor é definir um conjunto de indicadores e levantá-los com frequência. Esses indicadores devem estar ligados ao processo automatizado, bem como aos resultados finais do processo. Assim, é possível ter clareza e promover melhorias.

Bônus: 6 passos para automatizar os seus processos de atendimento ao cliente

Sabe aquelas tarefas repetitivas que ocupam o seu tempo e demandam muita concentração? Já é possível substituí-las por automações. Assim, seu time ganha agilidade e passa a se dedicar ao que realmente importa: a experiência do cliente! 

A automatização de processos é muito mais fácil de ser implementada que as pessoas imaginam e os resultados podem ser incríveis.

Por isso, desenvolvemos este infográfico com 6 passos para automatizar os seus processos de atendimento! Com ele, você vai aprender como implementar a automação nas suas atividades diárias e ainda:

• Melhorar o compartilhamento de informações entre plataformas;
• Conseguir dados mais precisos; 
• Aperfeiçoar o workflow de sua empresa;
• Reduzir o trabalho manual;
• Modernizar a relação com seus clientes;
• Melhorar o desempenho dos seus colaboradores;
• E muito mais!

Preencha o formulário abaixo e aguarde o infográfico no seu e-mail.

Como fazer RPA: análise e a mensuração?

Como apontado anteriormente, é preciso monitorar o progresso. A questão, agora, é: como fazer RPA na prática?

É preciso considerar três fatores:

• Estabelecer o conjunto ideal de métricas e indicadores;
• Definir a periodicidade do levantamento;
• Tirar lições dos dados.

Em geral, o conjunto de indicadores não precisa ser grande. Contar com quatro ou seis métricas já é um ótimo começo. O mais importante é que seus dados representem fielmente o processo e seu potencial avanço (ou piora), após a adoção da tecnologia de Robotic Process Automation.

Além disso, é preciso pensar na frequência dessa mensuração: quanto menor, melhor. Sendo assim, não deixe para levantar e monitorar seus indicadores apenas uma vez por semestre ou ano. Avalie ao menos mensal ou trimestralmente seus resultados, em blocos temporais menores.

Por fim, utilize seus dados para melhorar. Se a RPA não está se saindo bem, é preciso avaliar a causa principal do problema, que pode ser, por exemplo, o mau uso da tecnologia ou a indisposição dos talentos em colocá-la em prática. Ao encontrar a causa do problema, é possível aprender e melhorar.

Veja, agora você está por dentro do assunto, sabe o que é RPA (Robotic Process Automation), como adotar essa tecnologia e monitorar seus resultados. Lembre-se de que o RPA pode ser aplicado a uma série de processos, como a logística, o atendimento ao cliente e a venda, sendo preciso avaliar o que é prioritário e adequado à estratégia competitiva da sua empresa.

Falando em atendimento ao cliente, você já possui uma ferramenta para aprimorar essa área? Não deixe de conhecer o sistema de atendimento da Movidesk.  Quer entender como funciona? Então vamos lá.

O Movidesk

O Movidesk é um sistema de atendimento que une recursos de Help Desk e Service Desk e pode ser utilizado tanto para a comunicação com os clientes, quanto para a comunicação interna.

Nossa solução também torna as interações mais rápidas e mantém o histórico de cada uma delas.

Somos uma plataforma prática, intuitiva e com mais de 75 indicadores de desempenho para você elevar o nível do seu suporte e pós-venda. Além disso, com o sistema Movidesk é possível:

• Centralizar todo seu atendimento (e-mail, chat, telefone, WhatsApp e Facebook) para facilitar a gestão dos tickets e melhorar a produtividade do seu time;
• Automatizar processos e tarefas repetitivas com respostas automáticas, lembretes automáticos, gestão inteligente e colaborativa dos tickets;
• Monitorar suas principais métricas para acompanhar o cumprimento do SLA do seu Service Desk.

Nosso sistema é desenvolvido para acompanhar toda a jornada do cliente, possuindo módulos como o Whatsapp Bussiness Movidesk e o Success, focados na otimização das rotinas de suporte, Customer Success e pós-venda.

Utilizado por empresas como Mormaii, Tirolez e Hambürg Sud e mais de 2.000 empresas Brasil afora, o Movidesk é um software completo, poderoso e simples, que melhora a produtividade do seu time de atendimento e auxilia os gerentes na análise de métricas e produção de relatórios.

Clique no banner abaixo e ganhe 7 dias para testar o Movidesk!