5 dicas de uso da eficiência operacional de TI para reduzir gastos de suporte

Seu número de clientes cresceu e agora você precisa atender todos eles com a mesma qualidade, atenção e dedicação de antes. Qual é a primeira coisa que você faz para resolver esse problema? Se respondeu aumentar a equipe de atendimento, pensou errado. Chegou a hora de te mostrar por que investir em eficiência operacional de TI e reduzir custos na equipe de suporte ao cliente é mais fácil do que você imagina.

O time de atendimento é aquele que vai lidar com o cliente e tirar todas as suas dúvidas ou problemas com a implantação e usabilidade do seu serviço.

É ele o responsável pelo relacionamento com o consumidor, e nós sabemos que a chave para a satisfação do cliente é um atendimento empático e de qualidade. 

Logo, pode parecer incoerente querer reduzir gastos justamente com essa equipe, mas é possível!

Com a devida estrutura e as estratégias certas, você consegue reduzir custos na equipe de suporte e, ao mesmo tempo, aumentar o rendimento desse serviço.

Quer saber como? Continue lendo o nosso post! Aqui listamos 5 dicas que podem ser implantadas na empresa para aumentar a eficiência operacional da TI, diminuindo gastos e aumentando a lucratividade. Acompanhe!

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5 dicas para aumentar a eficiência operacional de TI e reduzir custos na equipe de suporte

Aumentar a eficiência operacional de TI e melhorar a experiência do seu cliente, ao mesmo tempo em que reduz custos na equipe de suporte parece impossível, né? Mas não é. 

O investimento em tecnologia da informação vem, justamente, para diminuir os gastos a longo prazo em todas as áreas.

Algumas das estratégias que você pode empregar para garantir eficiência operacional de TI e redução de custos são:

• Oferecer autonomia ao seu time;
• Escutar o que ele tem a dizer;
• Investir na automatização;
• Montar uma estrutura adequada, etc.

Agora, quer conhecer outros métodos para alcançar esse objetivo? Dá uma olhada na lista que preparamos para você!

1. Utilize material digital de apoio

Engana-se quem acha que o treinamento de atendimento ao cliente é feito uma vez e pronto.

Assim como o seu produto ou serviço evoluem, seus atendentes precisam ser capazes de acompanhar esse crescimento e, por isso, devem ser capacitados constantemente.

E uma das formas mais simples de reduzir custos na equipe de suporte é torná-la autônoma. 

Isso porque os treinamentos da área de TI precisam se renovar constantemente, o que acaba consumindo muito tempo do seu time. Além disso, eles podem ter um custo especialmente alto.

Porém, se forem disponibilizados vídeos, webinars e e-books informando a todos sobre atualizações e novos procedimentos, cada colaborador poderá consumir o conteúdo como achar melhor. 

Além do que, esse material de apoio pode ser consultado a qualquer momento. Dessa forma, a atualização do seu agente é constante. 

Quando se tem um time bem preparado seu atendimento é melhor e mais rápido. Assim, você também consegue evitar contratações desnecessárias para demandas causadas por falta de preparo.

Também é possível usar sistemas de atendimento para construir a sua base de conhecimento, onde todas as informações relevantes sobre o seu produto ou serviço são disponibilizadas. 

Esse recurso é um dos exemplos de uso da eficiência operacional de TI para redução de custos. 

Ele pode ser utilizado tanto internamente quanto externamente, auxiliando os clientes com dúvidas mais simples e repetitivas. Fora que essa medida reduz o tempo de atendimento dos seus agentes, aumentando a produtividade.

2. Migre para a Nuvem

A gente sabe que quando você está precisando cortar gastos, fazer um investimento parece contraditório. Mas nesse caso é bastante necessário. 

Para reduzir custos na equipe de suporte, o gestor precisa de uma estrutura adequada e processos automatizados. 

Dessa forma, ele poderá coordenar o time com mais facilidade e melhorar sua eficiência.

Uma ótima maneira de usar a eficiência operacional da TI para reduzir custos são os sistemas de atendimento SaaS.

Em vez de você comprar um programa que requer instalação e um pagamento mensal para a manutenção, você “aluga” um sistema com armazenamento na nuvem e upgrade constante pela empresa provedora.

Assim, você não precisa arcar com a aquisição e instalação do software, além de evitar períodos de atualização que atrasaram o trabalho dentro da empresa.

Além disso, um serviço na nuvem também é mais flexível e um excelente exemplo de eficiência operacional de TI, porque você contrata exatamente aquilo que a demanda da empresa exige, podendo mudar sempre que necessário – o que ajuda a baixar os gastos. 

Diferentemente de uma estrutura tradicional, você pode acessar o software de qualquer computador, sem precisar ficar preso a uma única máquina.

Leia também: os melhores exemplos de computação em nuvem

3. Peça feedbacks regulares aos membros da equipe

Pense bem: quem está lidando com o seu produto ou serviço todos os dias? 

Quem atende os seus clientes e esclarece as dúvidas? 

Seu time de atendimento ao cliente, certo?

Então, não existe ninguém melhor para opinar sobre as melhorias na sua empresa, sejam elas de estrutura ou produto. Por causa da vivência com a sua solução, sua equipe pode contribuir com ideias criativas para diminuir os custos, mantendo a qualidade apresentada.

Para isso, realize reuniões e estimule seus agentes a terem uma voz ativa para expor as dificuldades que os clientes e eles próprios encontram. Essa é uma maneira de otimizar os trabalhos.

Além do mais, a opinião do time pode ser valiosa na hora de investir na aquisição de novas ferramentas.

4. Descarte ferramentas que não são mais utilizadas

Eficiência operacional de TI significa aproveitar ao máximo os recursos que estão disponíveis. 

Se uma ferramenta não é usada, mas faz parte do escopo do setor, você tem um resultado que é o oposto de eficiência. Você tem desperdícios de espaço, dinheiro, tempo etc. 

Um gasto que pode existir na empresa sem que ninguém saiba é a mensalidade de softwares que não estão sendo mais usados.

Não é raro ver pessoas mudando a ferramenta que utilizam em seu trabalho e esquecendo de encerrar a assinatura da anterior, o que continua gerando custos para a empresa. Além disso, o setor financeiro dificilmente identifica de imediato que o valor é relativo a uma licença não utilizada.

De uma forma geral, verificar quais licenças podem ser encerradas é uma maneira simples e direta de reduzir custos na equipe de suporte.

Como você já vai ter cortado gastos com esses cancelamentos, poderá investir esse dinheiro em ferramentas novas que vão, de fato, ajudar o seu time, como um sistema de atendimento, ou soluções de CRM, para gestão do relacionamento com cliente. 

Leia também: qual a diferença entre CRM, ERP e sistema de atendimento?

5. Invista em governança de TI

Basicamente, a governança de TI é um conjunto de práticas que gerenciam os recursos e ferramentas da área de Tecnologia da Informação. 

Também é ela que vai estar atenta aos avanços e novidades tecnológicas, trazendo novos resultados e expandindo possibilidades. 

Além disso, esse setor também busca padronizar os processos da equipe de suporte.

Assim, investir nesse método de administração para o seu time de suporte te ajuda a reduzir gastos. 

Isso porque ele identifica as demandas prioritárias e auxilia na otimização das operações, evitando o retrabalho. 

E, se o seu time de TI está trabalhando nas demandas corretas,  vai passar a gerar mais resultados e reduzir gastos. Mais um exemplo de como usar a eficiência operacional da TI para atingir objetivos da empresa.

Pronto para começar a reduzir custos na sua equipe de suporte?

Agora que você já conhece as melhores medidas para usar a eficiência operacional de TI e otimizar seus processos internos, está pronto para começar a reduzir gastos? 

Lembre-se de manter em mente a experiência do cliente conforme for aplicando as mudanças. Pois a estratégia deve beneficiar tanto o seu time de atendimento como os seus consumidores para que ela funcione de maneira eficaz.

Então comece a reduzir custos na equipe de suporte e aumente seu rendimento agora mesmo. 

Para isso lembrem-se de considerar a contratação de um sistema de atendimento ao cliente eficiente. Ele oferece vantagens importantes na gestão do setor e na qualidade do relacionamento com seus consumidores. Para conhecer mais sobre essa ferramenta indicamos que assista ao vídeo abaixo. 

O Movidesk é um software que disponibiliza serviços de Help Desk e Service Desk, constituindo um sistema de atendimento ao cliente completo, com:

• Estratégia multicanal, com chat, e-mail, telefone, WhatsApp e Facebook;
• Formulário de contato;
• Bases de conhecimento;
• E muito mais!

A plataforma ainda automatiza os processos de suporte e atendimento, eliminando trabalhos repetitivos, facilitando a comunicação interna e possibilitando, enfim, a colaboração entre as equipes e departamentos.

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