Saiba como o Movidesk ajuda a aumentar a produtividade da sua equipe

Aumentar a produtividade em uma empresa significa colocar em prática a arte de fazer mais com menos e de realizar um número maior de tarefas em um menor espaço de tempo.

A produtividade é, vale destacar, um elemento financeiramente favorável que garante o sucesso de seu negócio junto aos clientes, especialmente quando falamos de atendimento como uma estratégia de mercado.

Portanto, para oferecer um serviço de excelência e conquistar mais consumidores, é indispensável contar com um bom sistema de atendimento, como o Movidesk. O objetivo? Otimizar os processos internos e aumentar a produtividade.

Quer saber como fazer isso em sua empresa? Acompanhe os tópicos abaixo e confira as dicas do coordenador de vendas da Movidesk, João Paulo Conceição!

Por que um atendimento ágil é primordial para sua empresa?

De acordo com o João, o atendimento é uma prática que interfere diretamente na experiência do cliente, razão pela qual deve ser não apenas ágil, mas também personalizado, humanizado e, além de tudo, ter qualidade.

Quando o serviço é demorado, burocrático e pouco produtivo, a tendência é que os consumidores fiquem insatisfeitos, deixem de fazer negócio e ainda manchem a imagem da empresa com depoimentos negativos nas mídias sociais.

Por outro lado, um serviço de atendimento ágil, eficiente e produtivo não apenas satisfaz e fideliza o cliente, como forma uma rede de promotores da empresa.

“A produtividade no atendimento contribui significativamente para as empresas alavancarem seus resultados e aumentarem a carteira de clientes, que por sua vez acabam por se tornar multiplicadores da marca”,

afirma o coordenador de vendas da Movidesk.

A importância do atendimento em dados

O entendimento de João quanto à necessidade de promover um serviço de atendimento ágil e, ao mesmo tempo, qualificado vai ao encontro do que revelam algumas pesquisas de mercado recentes. Vamos conferir?

Segundo o relatório sobre o cenário global de atendimento ao cliente produzido pela Microsoft, por exemplo, a experiência e a satisfação do consumidor podem impactar vertiginosamente o faturamento da empresa.

Isso porque os números revelam que 54% dos clientes têm expectativas elevadas em relação ao atendimento. Além disso, entre os entrevistados, 96% afirmaram que a qualidade do atendimento ao cliente é importante na escolha de uma marca.

Os dados não param por aí. Exatos 72% dos participantes da pesquisa esperam que os agentes de atendimento conheçam seu histórico de compras e contatos anteriores. Nesse sentido, vale destacar que 90% desses clientes também desejam que as empresas ofereçam um portal on-line de autoatendimento.

Quais são os impactos de uma equipe produtiva no atendimento ao cliente?

Os números, como você notou, mostram que aumentar a produtividade no atendimento ao cliente pode impactar — e muito — os resultados da empresa. Tudo porque a qualidade do contato com o consumidor é fundamental para alavancar os índices de retenção e fidelização.

Em linhas gerais, podemos pontuar que um time de agentes altamente produtivos tende a apresentar excelentes indicadores de desempenho, na medida em que:

• aumentam a produção por hora;
• reduzem o tempo de ociosidade;
• entregam as tarefas dentro dos prazos acordados;
• cumprem o SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço);
• elevam o lucro;
• geram mais vendas e leads, ou oportunidades de negócio;
• diminuem a taxa de abandono;
• baixam o tempo de espera;
• aumentam a satisfação dos clientes.

João, porém, destaca que para ter uma equipe produtiva, é importante oferecer as condições necessárias para motivar, engajar e ajudar os colaboradores a realizarem o melhor atendimento.

Essa infraestrutura passa, sem dúvidas, como veremos nos tópicos seguintes, pela implantação de tecnologias avançadas que otimizem os processos internos, de modo a aumentar a produtividade e corresponder a grandes fluxos de demanda.

Como um sistema de atendimento ajuda a aumentar a produtividade da equipe?

Uma dessas tecnologias é o sistema de atendimento, cuja função, entre outras coisas, é aumentar a produtividade da equipe de agentes, melhorar o relacionamento da empresa com os clientes, automatizar processos e aferir o desempenho do serviço por meio de indicadores e métricas.

Segundo o coordenador de vendas da Movidesk, um software de atendimento eficiente consegue ajudar uma empresa a aumentar a produtividade de diversas formas. Para ele, as principais são:

• centralizando os atendimentos;
• criando uma base de conhecimento;
• medindo tudo que é feito.

No próximo tópico, o especialista explica, com detalhes, como funciona o sistema de atendimento da Movidesk e de que forma ele pode aumentar a produtividade de sua equipe e proporcionar resultados expressivos. Acompanhe!

Como funciona o sistema de atendimento da Movidesk?

O Movidesk é um software de atendimento que otimiza os processos internos de sua empresa por meio de diversas soluções que visam melhorar as formas de contato com o cliente, automatizar atividades manuais ultrapassadas e oferecer indicadores e métricas eficientes e customizados para medir o desempenho do serviço.

João afirma que o propósito do Movidesk consiste em interligar empresas e clientes a partir de relacionamentos sustentados em experiências únicas e marcantes. A tecnologia, segundo ele, tem se tornado uma das principais aliadas no progresso de organizações de diferentes segmentos e portes.

 “Quando falamos especificamente de produtividade, encontramos vários pontos em que o software Movidesk consegue ajudar”, pontua.

Base de conhecimento

Ele cita como exemplo a base de conhecimento, que pode ser desenvolvida dentro do sistema para oferecer informações e respostas relevantes, rápidas e precisas, criando uma experiência de autoatendimento mais ágil e eficiente.

“Com uma base de conhecimento, o próprio cliente pode consultar as informações de que precisa em artigos, manuais, perguntas frequentes, entre outros. Dessa forma, ele consegue resolver seu problema sem precisar acionar o suporte da empresa. Isso permite otimizar o atendimento, liberar os agentes para fazer atividades proativas e melhorar a experiência dos usuários”, afirma.

João pondera que nem sempre o cliente conseguirá resolver seu problema sozinho, por meio da base de conhecimento. Nesses casos, de acordo com ele, a equipe de agentes pode intervir e resolver a solicitação a partir do banco de dados voltado especificamente para eles, que atuam no atendimento.

“Esse é um dos pontos em que fica mais claro o modo de ganhar produtividade no suporte, para dar conta das demandas com materiais à altura. Assim, não é preciso ficar pensando em como resolver determinado problema toda vez que chegar uma solicitação do tipo”, explica.

Centralização dos atendimentos

Nesse sentido, outro ponto destacado pelo coordenador de vendas da Movidesk é que o software consegue otimizar a produtividade da equipe centralizando os contatos. Ele explica que uma das dores clássicas das empresas é a dificuldade de gerir os atendimentos e centralizá-los para evitar retrabalhos, acúmulo de tarefas e gargalos.

“Quando centralizamos esses atendimentos no Movidesk, por exemplo, podemos fazer com que uma caixa de e-mail abra tickets automaticamente dentro do sistema. Dessa maneira, o agente não precisa responder aos e-mails pela caixa. Ele faz isso pelo nosso software”, explica.

Qual o resultado dessa dinâmica? Sua empresa ganha muito em produtividade, visto que o sistema de atendimento distribui as demandas e solicitações entre os agentes da equipe. Ou seja, segundo Conceição, não é necessário ter um profissional fazendo a triagem.

Além de aumentar a produtividade do time, o sistema garante que todas as solicitações feitas pelos clientes sejam respondidas. Essa dinâmica não se refere unicamente ao e-mail, vale também para outros canais como telefone, redes sociais, chat, app, entre outros.

“O Movidesk ajuda a centralizar o atendimento em um só lugar. Se tenho um agente atendendo por e-mail, telefone ou chat, dentro do sistema, ele consegue efetivar o contato com o cliente nesses três canais simultaneamente, aumentando a produtividade”, sintetiza.

Indicadores de desempenho

De acordo com o coordenador de vendas da Movidesk, aliás, a base das boas práticas para uma equipe de atendimento aumentar a produtividade é o processo de monitoramento do serviço. É aí que entram em cena os indicadores de desempenho.

João indica que existem alguns passos para colocar esse plano estratégico em ação. O primeiro deles é saber, antes de mais nada, o que medir.

“Temos que saber o que queremos medir, como quantos chamados meus agentes resolvem por mês e se esses chamados são feitos na mesma complexidade. Assim, vou saber uma média de quantos chamados cada um consegue atender por mês, analisando o tempo de cada resolução”, exemplifica.

A segunda etapa, por sua vez, implica saber como medir e garantir que essas métricas apresentem resultados certeiros e coerentes com a realidade.

Para tanto, o Movidesk oferece mais de 75 indicadores que possibilitam a você, enquanto gestor, acompanhar e monitorar as atividades e seus respectivos resultados, materializados em dados.

Entre os indicadores de desempenho utilizados para mensurar os dados e medir a produtividade da equipe, podemos citar:

• número de chamados resolvidos por dia;
• quantidade de chamados trabalhados por dia;
• avaliação dos clientes em relação aos atendimentos;
• apontamento de horas;
• SLA de atendimento como controle de produtividade.

Assim, dentro do Movidesk, você consegue monitorar, na forma de gráficos e relatórios em tempo real, o desempenho de sua equipe no atendimento ao cliente.

Quais são os diferenciais do sistema da Movidesk? Por que vale a pena investir nele?

O sistema da Movidesk é considerado um dos mais inovadores do Brasil.

Segundo João, esse panorama fica mais claro quando olhamos para o mercado e analisamos as soluções ofertadas para otimizar o atendimento das empresas e aumentar a produtividade da equipe.

“Quando falamos em diferencial, pensamos um pouco nos nossos concorrentes. Os maiores são de fora do país. Eles cobram em dólar e o produto acaba sendo muito mais caro. Além disso, eles trabalham com divisão de planos, ou seja, se uma empresa quiser usar apenas o atendimento tem que pagar um valor, mas se vai utilizar o chat esse investimento sobe”, explica.

Para ele, os principais diferenciais do Movidesk é que o sistema oferece segurança e uma quantidade rica de funcionalidades em comparação com outras soluções do tipo ofertadas no mercado nacional.

Portanto, considerando os recursos e o preço, podemos afirmar que o sistema de atendimento Movidesk é a opção perfeita para você alavancar os resultados.

Além de centralizar todas as solicitações dos seus consumidores e automatizar processos burocráticos, ele aumenta a produtividade da equipe e melhora a satisfação dos clientes. Utilizado por empresas como Mormaii, Tirolez, Hamburg Süd e outras tantas espalhadas pelo Brasil, o Movidesk é considerado um software completo.

Entre em contato conosco, converse com um de nossos consultores e descubra como esse software pode melhorar os resultados de sua empresa!