Como otimizar processos internos de uma empresa

Um gestor que sabe como otimizar processos internos de uma empresa tem a chave do sucesso nas mãos. O grande desafio, no entanto, é saber como fazer isso.

Como anda o fluxo de trabalho da sua empresa? Não é segredo que, no modelo de negócio atual, bens e serviços devem ser produzidos de maneira inteligente para tornar as organizações mais competitivas, não é mesmo? Ou seja, só consegue prosperar quem tem processos internos eficientes.

Por exemplo, conforme as mudanças acontecem, é importante considerar novas informações e atualizar a forma como são usadas. É preciso prestar atenção desde tarefas simples às mais complexas para identificar os pontos de melhoria. 

Sendo assim, vamos apresentar o conceito de o que são processos internos de uma empresa, mostrar por que é importante se preocupar com isso, quais as principais vantagens, os maiores desafios e dicas para você otimizar a produtividade. Continue a leitura para saber mais!

O que são processos internos de uma empresa?

Toda vez que a sua equipe entra em contato com o cliente, fecha a venda, entrega o produto, cria campanha de marketing e lida com as reclamações, ela tem de seguir um conjunto de etapas até completar o ciclo das atividades, não é mesmo?

Essas etapas são conhecidas como processos. Desde que sejam bem feitos, eles contribuem para fazer tudo funcionar de maneira ágil, sem desperdício de tempo ou dinheiro.

Por que é importante se preocupar com os processos internos de uma empresa?

Para você ter uma ideia, a eficiência, a eficácia e otimização dos processos internos  de uma empresa revelam o nível de sucesso que ela é capaz de atingir dentro de um determinado período. Como o mercado evolui e as expectativas do consumidor mudam, é preciso promover uma inovação contínua visando a sustentabilidade do negócio.

A gestão otimizada, os colaboradores capacitados e as estruturas de suporte de TI ajudam a fazer isso acontecer. É um recurso que permite examinar e avaliar as ações presentes na rotina da organização.

Além disso, garante que todas as etapas implementadas sejam vantajosas em termos de custos. Também identifica, aprimora e otimiza os processos internos de uma empresa, para que a equipe continue encontrando maneiras melhores de fazer as coisas.

O que a sua empresa tem a ganhar com a otimização de processos internos?

Para não restarem dúvidas, conheça quais os principais benefícios de investir em ideias inovadoras e surpreenda-se com a quantidade de vantagens!

1. Reduz os custos operacionais

Quando as tarefas demoram menos tempo para serem executadas, automaticamente os gastos diminuem. Por exemplo, durante um contato por telefone, se você tiver o registro completo do cliente reunido em um só lugar, o atendimento será ágil, o valor da ligação será mais barato e outra pessoa poderá ser atendida logo em seguida.

2. Melhora a experiência do cliente

Saber como otimizar processos internos de uma empresa é o segredo para impulsionar o sucesso das vendas, pois facilita o equilíbrio dos preços e o desenvolvimento de produtos. Com uma estrutura organizada, é possível acompanhar informações do cliente durante todo o ciclo de compra e, assim, criar uma experiência excelente.

3. Diminui os riscos

O trabalho bem executado gera padrões que, por sua vez, criam resultados com menos risco operacional. Um exemplo de processos internos de uma empresa que gera essa padronização é o sistema de controle de qualidade de um fabricante: 

• Previsível; 
• Replicável; 
• Oferece a mesma probabilidade de identificar defeitos a qualquer momento.

4. Facilita o gerenciamento do negócio

É possível gerenciar o negócio sem precisar se envolver com todos os detalhes das atividades. Afinal, existe a credibilidade de que cada etapa será desempenhada pela pessoa responsável no tempo esperado. Já pensou em ter menos preocupação no dia a dia? Se a sua empresa souber como otimizar processos internos, isso é possível.

Pronto! Qualidade de vida para você e o seu grupo garantidas com sucesso!

5. Aumenta a produtividade

Normalmente, as tarefas diárias, como preencher formulários, gerar relatórios e outras, confundem e frustram os colaboradores. Com a introdução de uma plataforma personalizada e otimização de procedimentos internos de uma empresa, é possível automatizar as atividades e ainda sobra tempo para cuidar de outras demandas.

6. Deixa a equipe motivada

Quando aprendemos como criar processos internos bem desenvolvidos, conseguimos motivar os membros da equipe, sobretudo aqueles que estão interessados em crescer na profissão. 

Isso acontece porque a inovação é uma aliada que ajuda a vencer os desafios mais difíceis. Métodos funcionais resultam em uma força de trabalho feliz.

7. Oferece mais segurança

Enquanto os sistemas manuais precisam de controles e correções, os mais modernos são preparados para evitar fraude e erro humano. Quando fazemos a otimização de processos internos de uma empresa automatizando suas etapas, evitamos essa insegurança.

Afinal, dados importantes são armazenados em nuvem, ou seja, estão livres de qualquer ameaça.

8. Promove a satisfação do cliente

Ao atualizar suas soluções de tecnologia e reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, seus clientes ficarão mais satisfeitos. Paralelo a isso, os colaboradores terão mais disponibilidade para responder às solicitações, criar propostas e personalizar soluções rapidamente.

Quais são os maiores desafios de criar processos internos em uma empresa?

Saber como criar processos internos pode ser uma tarefa complicada, pois inclui muitas mudanças, inclusive culturais. Lembre-se de que as pessoas muitas vezes são resistentes a novidades. Especialmente quando estão acostumadas com determinadas atividades há algum tempo e se sentem confortáveis em desempenhá-las.

Por isso, um dos grandes desafios de criar processos internos em uma empresa é planejar. Poucas coisas funcionam como queremos. No entanto, se você conseguir dialogar com o público interno e externo para identificar os pontos de melhoria é um bom começo.

Desenvolver um plano de tecnologia de longo prazo é outro ponto. Sempre que um hardware é substituído porque se tornou obsoleto, no primeiro momento pode parecer prejudicial aos colaboradores. Para eliminar interrupções, é preciso determinar cuidadosamente as ações de curto e longo prazo antes de mapear as soluções tecnológicas para esses objetivos.

Também é recomendável monitorar o andamento dos processos internos de uma empresa desde a adoção do novo sistema. Com essa atitude, nada fugirá do seu controle. 

Portanto, continue incluindo todos os envolvidos nas atividades e forneça feedbacks construtivos. Além disso, mantenha-se flexível e faça pequenas e frequentes mudanças, para garantir que a sua estratégia continue relevante e eficiente.

Quais fatores podem prejudicar o andamento dos processos internos de uma empresa?

A otimização de processos internos é pensada para tornar o fluxo de trabalho diário mais produtivo. Entretanto, se não houver uma comunicação interna de qualidade, capaz de engajar a equipe no cumprimento dos trabalhos, o desempenho ficará comprometido.

Outro ponto que precisamos considerar é o treinamento dos colaboradores, que deve ser contínuo. Muitas empresas têm índice de rotatividade alto. O fluxo de profissionais, portanto, que são exonerados e contratados é grande.

Sendo assim, a empresa raramente tem um grupo equilibrado. E, processos internos ineficientes causam grandes problemas. Isso afeta diretamente a qualidade do serviço que você oferece aos clientes.

Como otimizar os processos internos de uma empresa?

Não existe uma fórmula mágica para turbinar o fluxo de trabalho. No entanto, são atitudes simples que fazem toda a diferença na hora de fazer a otimização de processos internos. Confira estas dicas e entenda!

1. Estude a sua realidade

O primeiro passo para melhorar o gerenciamento das atividades é identificar o que, exatamente, precisa ser alterado. Ao avaliar o que está funcionando bem e quais áreas precisam melhorar, é possível encontrar o caminho certo. Também é bom analisar como cada processo afeta a organização e os clientes.

Faça um mapeamento por meio de fluxogramas para ter um modelo visual das etapas. Leve em conta que alguns procedimentos internos de uma empresa têm sub-etapas, das quais você não está bem informado. Por isso, é preciso se dedicar mais nessa fase para obter bons resultados depois.

2. Liste os principais entraves

Ninguém gosta de pensar em problemas, não é mesmo? Acontece que é extremamente importante reconhecer o que está causando prejuízo, retrabalho, atrasos e outros empecilhos. Para isso, reúna a sua equipe, ouça colaboradores, clientes e fornecedores.

Entendendo completamente o processo, você pode definir objetivos para uma melhoria real. Considere quais etapas dos processos internos estão quebradas e se existem demandas que aumentam os custos. Fale com as pessoas que são diretamente afetadas e descubra o que pensam a respeito.

Dessa forma, é possível ter uma visão abrangente do que está causando transtornos. Esse levantamento é muito útil para as suas futuras tomadas de decisão. Pense nisso.

3. Construa o processo ideal

Durante os passos anteriores, você já notou quais exemplos de processos internos de uma empresa estão resultando em tanta burocracia! Para solucionar esta questão, monte um plano de ação. 

Grandes transformações incluem a implantação de novos softwares, que otimizam a comunicação interna e externa. Já pensou em usar uma plataforma totalmente integrada com outros sistemas para dar celeridade às tarefas?

Veja só:

Bom,  que queremos dizer é que você precisa investir e manter o foco na organização e preparação. A chave do sucesso de processos internos de uma empresa gira em torno disso. 

Garantir que os colaboradores estejam adequadamente equipados, treinados e situados para atingir os objetivos estabelecidos é a melhor maneira de evitar falhas. 

Além disso, é extremamente positivo para manter sua força de trabalho confortável e criativa, mesmo durante os períodos de maior movimento. Quando você começar a reprojetar o processo, é uma boa ideia incluir pessoas que estejam diretamente envolvidas nele.

4. Comunique-se com a equipe

Uma coisa é alcançar a eficiência com um time de quatro pessoas, outra bem diferente é ter exemplos de processos internos de uma empresa simplificados com um grupo de quatro mil colaboradores. Sem planejamento e comunicação, a empresa corre o risco de se tornar menos eficiente à medida que aumenta.

Portanto, depois de criar meios mais inteligentes de gerenciar a rotina e obter aprovação, é preciso compartilhar informações para que todos os envolvidos participem. O seu papel é fazer com que entendam o ciclo, saibam onde cada um se encaixa na função e sejam proativos.

5. Busque a excelência

Para fazer a otimização de processos internos, é indispensável definir a medida de eficiência correta para orientar a melhoria contínua. Um bom alvo geralmente não é fácil de alcançar, mas tem os principais interessados ​​em conquistar os objetivos.

Para ser bem-sucedido, fique de olho nos resultados e peça feedbacks que guiem os esforços do planejamento até o cumprimento das metas.

6. Encontre um padrão

A melhor maneira de garantir que os processos internos de uma empresa sejam concluídos é torná-los o mais consistentes possível. Em outras palavras, se você quer qualidade, construa uma repetição por meio de automação para garantir eficácia. Não se esqueça de ajustar as coisas ao longo do tempo para evitar tarefas pela metade.

7. Tenha uma equipe motivada

A felicidade da equipe também é um fator essencial nos processos internos de uma empresa. Por isso, faça com que os colaboradores permaneçam entusiasmados. Eles serão mais produtivos em comparação com uma força de trabalho desmotivada. 

No ambiente de trabalho de alto desempenho, além de talento, os profissionais sabem trabalhar coletivamente, os departamentos interagem, compartilham ideias e colaboram com resoluções.

8. Seja sustentável

Embora seja tentador ir pelo caminho mais rápido, evite empurrar processos internos da empresa para o limite só para demonstrar agilidade. Se você se tornar dependente do trabalho rápido, existe a possibilidade de que os negócios sofram quando as coisas inevitavelmente desacelerarem e tomarem um ritmo ameno.

Portanto, em vez de buscar o resultado mais rápido possível, tente elaborar um plano que alcance um equilíbrio de máxima produtividade e sustentabilidade. Isso garante a otimização de processos internos de uma empresa sem comprometer os valores do negócio.

Quais erros nos processos internos podem prejudicar a empresa?

Muitos empreendedores cometeram erros que servem como exemplo do que não fazer para que os processos internos de inovação deem certo. Vamos conferir!

Falha na comunicação

Enfrente seus maiores erros de comunicação sem hesitar, pois a falta ou inoperância dela causa uma série de problemas, como retrabalho, atrasos, despesas desnecessárias, entre outros. 

Entreviste os colaboradores separadamente para entender o que eles acreditam ser o entrave. Ao descobrir as causas dos processos internos de uma empresa não estarem caminhando conforme o esperado, tome providências imediatamente.

Excesso de reuniões improdutivas

O seu local de trabalho marca tantas reuniões e eventos que a equipe não tem tempo suficiente para produzir? A colaboração é importante, mas nunca deve atrapalhar a produtividade real. Se for necessário, use uma agenda nos processos internos da empresa. Defina o que é prioridade antes de comprometer o tempo dos colaboradores.

Falta de foco

O erro mais comum cometido pelas empresas é ter uma visão exclusivamente interna à medida que definem e buscam a excelência operacional. Lembre-se de que é preciso focar no ponto de vista do cliente. Afinal, nenhum negócio existe sem ele.

Ausência de planejamento 

Grandes líderes investem tempo para imaginar e antecipar desafios imprevistos que possam ameaçar o sucesso da empresa. Embora pareça fácil desfrutar de um método que está funcionando bem, é recomendável se preparar para possíveis problemas na cadeia de suprimentos, fabricação, atendimento ao cliente ou em qualquer outra área que possa desacelerar o crescimento.

Incapacidade de desenvolver talentos internos

O treinamento é uma grande parte da criação de um ambiente eficiente de trabalho e na otimização de processos internos de uma empresa. A maioria dos profissionais deseja crescer. Capacitar a equipe, portanto, é interesse dela e seu, que vai ter um grupo qualificado sobre as mais recentes inovações tecnológicas.

Falha em documentar os procedimentos internos de uma empresa

Tudo o que acontece na empresa deve ser bem documentado para que sejam estabelecidos padrões de execução. O resultado esperado das atividades também deve ser registrado para que os colaboradores rapidamente percebam qualquer variação e possam tomar medidas para resolvê-la.

Evasão de colaboradores

Um profissional desvalorizado pode acabar pedindo demissão. Sendo assim, você perde um trabalhador treinado e ainda gasta tempo e dinheiro para contratar outro. Então, melhore a retenção e satisfação da equipe.

Quando sua empresa tem processos ineficientes, como sistemas telefônicos antiquados ou uma rede lenta, os funcionários podem ficar frustrados por não conseguirem realizar seus trabalhos com as ferramentas fornecidas.

Solução? Tecnologia aplicada aos processos internos da empresa!

Por que utilizar uma ferramenta especializada em processos internos?

Qualquer discussão sobre eficiência operacional nunca é completa sem falar sobre automação. Os avanços tecnológicos, como a inteligência artificial e o aprendizado profundo, tornaram mais fácil automatizar tarefas rotineiras.

Nesse sentido, melhorar o fluxo de trabalho não é tão difícil, desde que você use as estratégias e ferramentas certas. Já ouviu falar em Help Desk e Service Desk? São tecnologias especializadas em gestão de processos internos e externos de uma empresa.

A primeira atua nas demandas mais simples de rotina, como: 

• Falhas na conexão com o servidor;
• Equipamentos com defeito;
• Dificuldades de acessar um documento; 
• Etc. 

Já a segunda desempenha um trabalho mais complexo, incluindo consulta e propostas de aprimoramento técnico.

A adoção de um novo software, migração de sistemas em nuvem, integração com outras plataformas e configuração de rede são exemplos de suporte que podem ser realizados por uma equipe Service Desk.

Atendimento omnichannel

Ferramentas especializadas em processos internos de uma empresa também podem reunir múltiplos canais de comunicação, como: 

• Central telefônica;
• Chat comercial;
• Redes sociais; 
• E-mail; 
• Outros responsáveis por receber as solicitações do público.

Por falar em chat comercial, você sabia que ele funciona como um excelente canal de vendas? Por meio de uma estratégia planejada, é possível ampliar a sua base de clientes e vender muito mais.

Isso acontece porque o atendimento se torna mais ágil e econômico. É uma ferramenta útil, portanto, para fortalecer o relacionamento com o público-alvo. Com o chat, dá para:

• Transferir chamadas;
• Reunir diversas pessoas na mesma conversa;
• Automatizar etapas;
• Registrar ações;
• Consultar informações sempre que for necessário.

Entretanto, as vantagens de usar uma ferramenta especializada não param por aqui. Afinal, com ferramentas especializadas em processos internos de uma empresa podemos ir além. Com a integração possibilitada pela automação de processos, conseguimos evoluir para a estratégia omnichannel e digital.

O sistema Movidesk (Zenvia Service), por exemplo, é uma plataforma desenvolvida para funcionar em dispositivos móveis. Já imaginou administrar todos os seus processos internos a qualquer momento, independentemente do lugar, cidade, estado ou país em que você estiver?

Pois é, com a tecnologia mobile isso é possível. Com isso, a equipe tem acesso a todas as listagens de tickets e ainda pode acabar com a fila de espera sem depender de um computador. Incrível, não é?

A chave para a agilidade

Como você viu, sempre que a empresa faz contato com o cliente, realiza cadastro, venda ou entrega, segue etapas até finalizar o ciclo das atividades. É exatamente esse conjunto que chamamos de processos internos de uma empresa. E que, se forem bem executados, faz tudo funcionar melhor e mais rápido.

A chave para melhorar o gerenciamento de processos internos de uma empresa é:

1. Entender o desempenho atual;
2. Identificar qual nível de desempenho é desejado; 
3. Criar um plano para atingir esse patamar de desempenho. 

Usar um aplicativo próprio pode ajudar a empresa a definir seu fluxo de trabalho, executar melhorias e avaliar os resultados ao longo do caminho.

Já que o mercado está sempre mudando, é necessário melhorar o gerenciamento, evitando assim sistemas e processos internos desatualizados e ineficientes. Não é fácil se manter competitivo, mas é possível se você promover mudanças significativas no seu ambiente de trabalho.

Por que é importante se preocupar com isso? Ora, a eficiência e a eficácia dos processos internos de uma empresa, como já dissemos, revelam o nível de sucesso que ela pode atingir dentro de um determinado período.

O recurso permite, portanto, examinar e avaliar as ações presentes na rotina da organização, garantindo que todas as etapas implementadas sejam vantajosas em termos de custos. Também identifica e aprimora os processos existentes para que a equipe continue encontrando maneiras melhores de fazer as coisas.

Sabe como a sua organização pode se beneficiar? Com custos operacionais mais baixos, melhor experiência do cliente, equipe motivada, aumento da produtividade, etc.

O primeiro passo é identificar o que precisa de intervenção

Ao descobrir o que está funcionando corretamente e quais áreas precisam melhorar, é possível encontrar o caminho certo a seguir. É fundamental, portanto, entender os processos internos de uma empresa em sua totalidade para depois definir objetivos e metas reais.

Observe quais etapas foram rompidas e se existem demandas que inflacionam os custos. Fale com quem está envolvido diretamente pelo fluxo de trabalho e escute o que essas pessoas têm a dizer. Quando souber o que está causando tantos entraves, monte um plano de ação.

Transformações positivas incluem a implantação de novos sistemas que otimizam a comunicação interna e externa. 

A inovação do processo de negócios aponta quais softwares e aplicativos se alinham melhor com suas necessidades. A melhor solução, portanto, é uma plataforma que reúne todas as informações e fluxos em um só lugar. Uma operação menos complexa leva à respostas mais rápidas e torna seu negócio adaptável e flexível.

Uma empresa com processos internos simplificados é capaz de modificar a produção instantaneamente para satisfazer os clientes, ao mesmo tempo em que mantém a lucratividade. Os tempos de resposta em pedidos especiais também melhoram com operações simplificadas.

Gostou de saber mais sobre a gestão e otimização de processos internos de uma empresa? Percebeu como é importante investir em ideias inovadoras para dar mais agilidade e eficiência ao serviço prestado? Assim, a sua equipe produz mais em menos tempo. Além disso, o fluxo de trabalho acontece espontaneamente e os clientes ficam satisfeitos.

Que tal começar agora mesmo a trabalhar na transformação que a sua empresa precisa para potencializar os resultados? Não conhece nenhuma ferramenta que possa te ajudar em como otimizar processos internos?

Calma, não há motivo para desespero! O sistema Movidesk (Zenvia Service) está aqui para resolver essa questão. Veja como!

Sistema de atendimento ao cliente da Movidesk (Zenvia Service)

O sistema de atendimento ao cliente da Movidesk (Zenvia Service) pode ajudar você com:

• Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
• Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
• Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
• Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Você deve ter notado que o conjunto de funcionalidades visa otimizar todos os processos internos de uma empresa, de forma a torná-los mais simples, eficientes e produtivos.

Tem receio de trocar de sistema ou investir em uma nova ferramenta? Então, você tem algo em comum com a gigante empresa alemã, Hamburg Süd. Veja abaixo um pouco mais sobre essa história!

Case: como a Hamburg Süd resolve 80% dos atendimentos no primeiro contato com o cliente usando o nosso sistema

A transportadora marítima de mercadorias Hamburg Süd percebeu a necessidade de um melhor controle do fluxo de atendimento ao cliente durante seu processo de digitalização e automação de processos. De acordo com o gerente regional de processos, Leandro Menezes, era preciso investir em uma ferramenta que garantisse um atendimento diferenciado e de excelência para cada um de seus clientes (o personal touch).

Depois de muito analisar, a empresa chegou à conclusão de que o sistema Movidesk (Zenvia Service) oferecia o melhor custo-benefício. E, cá entre nós, ela estava certa!

O resultado foi uma melhora nos indicadores, principalmente na resolução no primeiro contato. Hoje, a empresa consegue que, em média, 80% dos atendimentos sejam resolvidos já no primeiro contato com o cliente. E isso acontece dentro do SLA, ou seja, este primeiro contato é realizado em menos de 8 horas a partir da abertura do chamado. 

Isso gerou impactos extremamente positivos na experiência do cliente e na produtividade da equipe da Hamburg Süd. 

E você, gostaria de ter acesso a mais informações e saber tudo o que podemos fazer para otimizar os processos internos da sua empresa? Então, não perca mais tempo! Entre em contato conosco agora mesmo, pois temos soluções personalizadas para o seu negócio.